Prowadzenie działalności gospodarczej poza miejscem zamieszkania daje możliwość włączenia w koszty uzyskania przychodu wielu wydatków, a w tym te związane z zakupem środków czystości oraz wykorzystywania usług zewnętrznych firm sprzątających. Choć wiele wątpliwości wzbudzają kwestie odliczenia od kosztów uzyskania przychodu wydatków na środki czystości, to jednak przedsiębiorcy prowadzący działalność poza miejscem zamieszkania mogą swobodnie tego dokonać. A zatem jak wrzucić w koszty firmowe sprzątanie firmy? Zobacz nasz poradnik i dowiedz się więcej!
Czym są koszty uzyskania przychodu?
Zgodnie z Ustawą o podatku dochodowym od osób fizycznych koszty uzyskania przychodu to wszelkie wydatki poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania i zabezpieczenia źródła przychodu.
Przedsiębiorcy muszą jednak pamiętać, że w kosztach podatkowych nie mogą znaleźć się wydatki, które zostały wyszczególnione w Art. 23 tejże ustawy. Katalog wydatków niestanowiących koszty uzyskania przychodu obejmuje m.in.:
- nabycie gruntów lub prawa wieczystego ich użytkowania,
- odpisy z tytułu zużycia samochodu osobowego,
- ulepszenia środków trwałych,
- spłatę pożyczek i innych zobowiązań udzielonych z tytułu gwarancji lub poręczenia.
W wyłączeniach nie ma wzmianek o tym, aby wrzucanie w koszty środków czystości było nielegalne. Jak najbardziej można to robić, podobnie jak wszelkiego rodzaju usługi związane ze sprzątaniem powierzchni biurowych.
Przeczytaj także nasz poradnik: Jak często należy czyścić powierzchnie w miejscu pracy?
Środki czystości – czy mogą stanowić koszt w działalności gospodarczej?
W przypadku zakupu środków czystości oraz korzystania z usług profesjonalnych firm sprzątających jak najbardziej można zaliczyć takie wydatki do kosztów uzyskania przychodu przedsiębiorstwa. Podstawą jest jednak posiadanie odpowiedniej dokumentacji potwierdzającej poniesione wydatki oraz ich klasyfikację.
Dowody księgowe, które umożliwiają wliczenie w koszty środki czystości i usługi sprzątające to:
- faktura VAT (zgodnie z klasyfikacją PKWiU środki czystości są opodatkowane 23% podatkiem VAT, który także można odliczyć w przedsiębiorstwie),
- rachunki,
- dokumenty celne.
Kupując środki czystości do firmy, zawsze warto poprosić o wystawienie faktury VAT. To podstawowy dokument księgowy, który najłatwiej rozliczyć i uwzględnić w kosztach uzyskania przychodu przedsiębiorstwa. Podobna sytuacja ma miejsce w przypadku korzystania z usług firm sprzątających.
Jakie środki czystości można zaliczyć do kosztów działalności?
Kosztem uzyskania przychodu w przedsiębiorstwie może być zakup podstawowych środków czystości do utrzymania powierzchni biurowej, a mianowicie:
- papier toaletowy,
- ręczniki papierowe,
- odświeżacze powietrza,
- środki do utrzymania czystości podłóg, blatów, okien,
- urządzenia do czyszczenia np. odkurzacze, myjki parowe do okien.
W praktyce praktycznie wszystko można włączyć w koszty uzyskania przychodu, o ile przedsiębiorstwo ma swoje biuro. W takiej sytuacji wszystkie środki czystości, sprzęt, a nawet usługi sprzątające realizowane przez profesjonalistów mogą być kosztem uzyskania przychodu przedsiębiorstwa.
Zachęcamy też do zapoznania się z naszym innym poradnikiem, w którym omawiamy podstawowe wyposażenie firmy sprzątającej. Warto o tym wiedzieć, szczególnie jeśli zamierzasz podpisać umowę z zewnętrzną firmą, która ma zająć się utrzymaniem powierzchni biurowych w czystości.
Dodatkowo, kiedy w siedzibie firmy przyjmowani są goście z zewnątrz, wtedy do kosztów uzyskania przychodu można też zaliczyć wydatki powiązane z zakupem kawy, poczęstunku czy nawet środków potrzebnych do utrzymania ekspresu w czystości.
Firmy rozliczające się na podstawie KPiR mogą w ten sposób znacznie obniżyć podstawę do obliczenia podatku dochodowego, dzięki czemu koszty podatkowe będą odpowiednio niższe.
Samozatrudnienie, a wydatki na środki czystości
Osoby samozatrudnione, czyli prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą z siedzibą np. w domu jednorodzinnym mają nieco utrudnione możliwości włączania wydatków na środki czystości w koszty uzyskania przychodu przedsiębiorstwa.
Jeśli chodzi o środki czystości, koszty uzyskania przychodu mogą stanowić tylko wtedy, kiedy ich zakup jest realizowany na cele firmowe. A zatem, kiedy prowadzisz działalność w domu i kupujesz preparaty do utrzymania czystości toalety lub kuchni, wtedy nie ma możliwości zaliczania tych wydatków jako część kosztów uzyskania przychodu w JDG.
Zgodnie z przepisami kosztem uzyskania przychodu mogą być wyłącznie wydatki powiązane z prowadzoną działalnością gospodarczą. Jeśli więc firma jest prowadzona w mieszkaniu lub w domu, wtedy zakup środków czystości może być kosztem uzyskania przychodu, ale tylko wtedy, kiedy dotyczy to np. pomieszczenia, w którym ma miejsce prowadzona działalność.
W przypadku zakupu wspólnego środków utrzymania czystości trzeba je rozgraniczyć na koszty związane z firmą oraz te, które zostały uwzględnione w celach prywatnych. Tylko w ten sposób można legalnie zmniejszyć swoją podstawę opodatkowania.
Zobacz także: Fakty i Mity dotyczące sprzątania Fresh Facility.
Jeśli chodzi o sprzątanie firmy a koszty – działalność prowadzona w domu także generuje pewne ograniczenia. Urząd skarbowy mógłby zakwestionować czy aby na pewno usługi sprzątające zafakturowane na firmę prowadzoną w domu zostały w 100% wykorzystane na potrzeby firmowe, a nie prywatne.
Optymalizacja kosztów sprzątania firmy – praktyczne porady
Wrzucanie w koszty środków czystości to jeden z elementów optymalizacji podatkowej przedsiębiorstwa. O ile nie prowadzisz działalności gospodarczej na zasadach zryczałtowanego podatku dochodowego, możesz swobodnie generować wydatki, które pozwolą na zmniejszenie podstawy do obliczenia opodatkowania.
Jeśli chcesz efektywnie optymalizować koszty sprzątania firmy, wykorzystaj kilka wskazówek:
- współpracuj wyłącznie z rzetelną firmą sprzątającą,
- zadbaj o zarządzanie personelem w taki sposób, aby pracownicy dbali o czystość w miejscu pracy,
- kontroluj koszty kupowanych środków czystości,
- ustal harmonogram sprzątania, aby nie generować niepotrzebnych wydatków, kiedy biuro nie wymaga sprzątania.
Jeśli więc chodzi o środki czystości, koszty jak najbardziej mogą być uwzględnione w tzw. kosztach uzyskania przychodu przedsiębiorstwa.
To samo dotyczy usług sprzątania powierzchni biurowej firmy lub pomieszczenia wydzielonego w domu na firmowe biuro. Tutaj jednak kluczowe jest rozgraniczenie działań przeznaczonych na cele firmowe i prywatne, aby urząd nie mógł zakwestionować uwzględnionych kosztów zmniejszających podstawę opodatkowania.
