Powrót do pracy w biurze? Jak się przygotować? 

Nowe procedury, mierzenie temperatury przy wejściu, sanitarny reżim, prowadzenie dokumentacji — co czeka nas po powrocie? Nad pracodawcami i pracownikami wisi ogromny projekt pod hasłem STERYLNOŚĆ. Każdy, kto chce funkcjonować w przestrzeni biurowej, musi uczestniczyć w jego wdrożeniu.

Rząd znajduje się pod rosnącą presją, aby nakreślić swoją strategię uwalniania różnych sektorów gospodarki. Zakładając, że blokada zostanie zniesiona, wielu z nas wybierze się z powrotem do biura. Nie oznacza to, że biurowe życie powinno natychmiast wrócić do normy. Nadal będziemy musieli być ostrożni. Dostosujemy się do obowiązujących zasad i będziemy zerkać, czy inni wokół nas robią to samo. Z pewnością zrezygnujemy z komfortu i dawnych przyzwyczajeń. Dziś nikt już nie łudzi się, że swój dzień będzie zaczynał od wspólnej kawy i luźnych pogawędek przy ekspresie. Przed Office Managerami stoi obowiązek wprowadzenia “nowych porządków” i wyznaczenia nowego rytmu funkcjonowania biur.

Większość firm będzie musiała zastosować fizyczny dystans, utrzymując pracowników i klientów w odległości większej niż dwa metry od siebie. Noszenie masek w niektórych miejscach pracy może być również obowiązkowe, szczególnie gdy biuro odwiedzają klienci i kontrahenci. Należy zaznaczyć, że spotkania wewnętrzne oraz spotkania z klientami powinny być nadal prowadzone w jak największym stopniu za pośrednictwem wideokonferencji. Potrzebna będzie nowa organizacja przestrzeni. Biurka w większej odległości (1,5 metra w linii prostej), harmonogramy przerw obiadowych, ograniczona ilość osób w kuchni, wymóg korzystania z toalety w rękawiczkach.

Nowa organizacja przestrzeni, wprowadzenie nowych porządków i schematów funkcjonowania biur to ogromne wyzwanie dla zarządców budynków biurowych. ‘Na nas spoczywa odpowiedzialność za odpowiednie przygotowanie biurowców w czasach pandemii. Staramy się być na bieżąco z wszystkimi wytycznymi i zaleceniami epidemiologicznymi tak, aby zapewnić bezpieczeństwo przebywania w budynkach na, jak najwyższym poziomie. Przekazujemy na bieżąco materiały informacyjne dla najemców i wdrażamy je w życie. Mamy nadzieję, że nasze starania przyczynią się do jak najszybszego powrotu najemców budynków biurowych do normalnego trybu pracy’ – mówi Małgorzata Nowińska, Senior Property Manager w firmie Knight Frank.

Wewnętrzne ustalenia, reguły i minimalizowanie ryzyka nie zastąpią profesjonalnego wsparcia w zakresie usług porządkowych. Firmy sprzątające będą w głównej mierze odpowiedzialne za sanitarne bezpieczeństwo pracujących osób. Personel sprzątający będzie musiał pojawiać się częściej. Jako pracownicy mamy prawo znać harmonogram dezynfekcji pomieszczeń. Wiedza o tym, kto, jak i jakimi środkami dezynfekuje powierzchnie, może znacznie poprawić komfort pracy. Jak podkreśla Office Manager Monika Oramus: „Ustalenie nowych reguł funkcjonowania z dostawcą usług porządkowych to pierwszy krok powrotu pracowników do biur. Sprzątanie podczas nieobecności pracowników, codzienna dezynfekcja newralgicznych miejsc: klamki, włączniki światła, baterie, cykliczna usługa ozonowanie biura i regularne dostarczanie środków jednorazowych. To kluczowe aspekty. Bez tych elementów, nie bylibyśmy w stanie otworzyć biura na nowo”.

W nowych warunkach potrzebna jest codzienna dezynfekcja, ale też cykliczne gruntowe sprzątanie czy ozonowanie pomieszczeń. Zarządcy biur coraz częściej sięgają po naturalną dezynfekcję ozonem. To w 100% ekologiczna, przyjazna alergikom metoda, rekomendowana przez Narodowy Instytut Zdrowia Publicznego.

Jak faktycznie będzie wyglądać praca biurowa w nowej rzeczywistości? Tego właściwie nie do końca wiemy… Przyjęte rozwiązania będą prawdopodobnie, o wiele bardziej inwazyjne niż nam się wydaje. Jedynym sposobem, aby utrzymać koronawirusa poza biurem, jest trzymanie chorych ludzi w domach, a to wymaga większej ilości testów i sprawniejszego identyfikowania zarażonych. Chiński oddział firmy doradczej Cushman & Wakefield, działającej na rynku nieruchomości opracowała dla swoich najemców 300 stronicową instrukcję bezpieczeństwa. Publikacje obejmuje wszystko, od pierwszego przybycia pracowników rano, do ostatniej dezynfekcji w nocy. Holenderscy przedstawiciele firmy poszli o krok dalej i opracowali innowacyjną koncepcję pod nazwą “6 feet office”.  Firma ma propozycję przebudowy powierzchni biurowych, tak aby stała się bardziej odporna na pandemie. Jednym z wytycznych jest choćby przemieszczanie się po biurze zgodnie z ruchem wskazówek zegara, tak aby ludzie nie musieli się mijać.

Plan zakłada umieszczenie strzałek na dywanie, aby każdy wiedział, jak działa system jednokierunkowy. Aby system działał, konieczne może być także zainstalowanie aplikacji na telefonie, która informuje o zbliżający się współpracowniku i rejestruje moment spotkania. Nowe koncepcje brzmią przerażająco… procedury wydają się mnożyć, jak w tym wszystkim zachować zdrowy rozsądek?

Warto zacząć od prostych zmian. Przykładem na pozbycie się dodatkowego ryzyka jest choćby rezygnacja z druku. Jeśli Twoja firma jeszcze tego nie zrobiła, zaproponuj przejście na technologię cyfrową już teraz. Oszczędzaj papier, a także minimalizuj kontaktu z innymi, poprzez podawanie sobie dokumentów. Warto edukować pracowników o możliwości skanowania i wysyłania dokumentów mailem. W sytuacji pandemii drukowanie dokumentów i przekazywanie prezesowi do podpisu jest zbędne.

Wracając do biura, pracownik ma prawo wymagać zdefiniowania pewnych procesów, stworzenia dokumentacji i wyznaczenia osoby, który będzie koordynowała i monitorowała respektowanie wprowadzonych założeń. Zyta Machnicka, która formuje jasny apel: ‘Pracodawcą lepszym niż wczoraj możesz być zawsze – wystarczy, że jeszcze dziś wprowadzisz pierwsze, nawet najmniejsze usprawnienia w swoich działaniach, dzięki którym Twoim ludziom będzie odrobinę lepiej i bezpieczniej’. [źródło: wyzwaniahr.pracuj.pl] Nawet najmniejsza zmiana, poprawiająca bezpieczeństwo jest wspólnym sukcesem całej organizacji.

Nie wszystkie biura zostały przecież zamknięte, cześć nawet najbardziej dotkniętych branż funkcjonuje. O realiach opowiada Dorota Radwan z krakowskiego biura podróży BP Arion: ‘Odwołaliśmy wszystkie imprezy turystyczne, ale nie zamknęliśmy biura. Nie poddaliśmy się tej obezwładniającej bezradności. W tej sytuacji uznaliśmy, że pomimo ograniczeń, nasza branża wymaga teraz troskliwego działania. Mobilizujemy się, zachowujemy spokój, stosujemy się o zaleceń Rządu, wdrożyliśmy system zabezpieczeń i działań ochronnych (maski, dezynfekcja rąk i przestrzeni biurowej, zachowanie odległości pracowników przez zmianowość dyżurów), ale przede wszystkim Firma Fresh Office Poland Sp. z o.o. wykonała u nas generalne sprzątanie całego biura i w każdy weekend sumiennie utrzymuje ten efekt. My w zadbanym, higienicznym otoczeniu możemy sobie pozwolić na bezpieczną, systematyczną i profesjonalną pracę w sterylnych warunkach’.

Pracodawca powinien wziąć też pod uwagę konsekwencje zwiększonego niepokoju wśród pracowników. Dla wszystkich to wciąż nowa i stresująca sytuacja. Jeśli nie zadbamy o bezpieczeństwo pracowników (a w konsekwencji o spokój ich rodzin i bliskich), powrót do pracy może prowadzić do agresji lub sytuacji konfliktowych w miejscu pracy. Maslow i jego piramida podpowiadają, że bez zaspokojenia podstawowej potrzeby bezpieczeństwa, o samorealizacji i rozwoju w miejscu pracy nie może być mowy. To, co pracodawca powinien udostępnić w pierwszej kolejności, to jasne instrukcje i konkretne wytyczne. Zarządcy muszą wskazać, jakie kroki zostały podjęte, co stanie się, jeśli któryś z pracowników zostanie zarażony. Bezpieczeństwo sanitarne w miejscu pracy jest dziś kluczowe.

Główny Inspektor Pracy Wiesław Łyszek w zalecaniach opublikowanych na pip.gov.pl wskazuje, że przy wejściu do zakładu pracy oraz w innych widocznych miejscach należy umieścić plakaty informujące i tłumaczące nowe zasady funkcjonowania biur tj. instrukcje noszenia masek, rękawiczek i dezynfekcji. (Więcej na ten temat -> zalecenia Państwowej Inspekcji Pracy)

Jeśli potrzebujesz pomocy w przygotowaniu nowych procedur organizacji pracy w biurze napisz na adres > bok@freshfacility.pl.

Chętnie udostępnimy przygotowane przez nas materiały 🙂