Fresh Office Support: facility management

Koszt Fresh Office Support ustalamy indywidualnie, bo zależy od tego, jaki zakres codziennych zadań biurowych mamy przejąć i jak często mają być realizowane.

W jednym biurze największym wsparciem będą zakupy i koordynacja dostawców, w innym recepcja, drobna technika, transport albo obsługa wydarzeń firmowych. Dlatego najpierw poznajemy potrzeby biura, a dopiero potem proponujemy model współpracy.

Na wycenę facility management dla biur wpływa przede wszystkim:

• zakres zadań – czyli czym dokładnie mamy się zajmować,
• częstotliwość działań – jednorazowo, cyklicznie czy w stałym modelu obsługi,
• czas reakcji – czy tematy mogą być planowane z wyprzedzeniem, czy wymagają szybkiego działania,
• liczba dostawców i zgłoszeń – im więcej tematów do koordynacji, tym większe zaangażowanie po naszej stronie,
• wielkość i specyfika biura – inaczej działa jedno piętro, inaczej kilka lokalizacji lub przestrzeń z dużą rotacją pracowników,
• koszty zewnętrzne – na przykład transport, zakupy, materiały, podwykonawcy czy catering.

Po rozmowie przygotowujemy propozycję dopasowaną do realnych potrzeb biura. Może to być stały miesięczny model współpracy, rozliczenie za konkretne zadania albo połączenie obu form.

Najważniejsze jest dla nas to, żeby wycena była jasna: wiadomo, za co odpowiadamy, co jest w stałym zakresie, a które działania są rozliczane dodatkowo. Dzięki temu Fresh Office Support staje się przewidywalnym wsparciem operacyjnym, a nie kolejną niejasną pozycją w budżecie biura.

IFMA, czyli International Facility Management Association, to międzynarodowa organizacja zrzeszająca specjalistów z obszaru facility management.

W branży FM pełni ważną rolę edukacyjną i organizacyjną: promuje standardy zarządzania budynkami, wymianę wiedzy oraz rozwój kompetencji osób odpowiedzialnych za codzienne funkcjonowanie przestrzeni pracy.

W praktyce pokazuje to, że facility management nie jest tylko „obsługą budynku”, ale całą dziedziną związaną z jakością, bezpieczeństwem, kosztami, komfortem użytkowników i sprawnym działaniem miejsca pracy.

Tak, Fresh Office Support działa w obszarze soft facility management, czyli usług wspierających codzienne funkcjonowanie biura.

Nie zajmujemy się pełnym technicznym zarządzaniem nieruchomością w takim zakresie, jak administrator budynku czy dział techniczny właściciela obiektu. Skupiamy się na tym, co realnie odciąża Office Managera: abonamentowym sprzątaniu biura, zakupach, recepcji, koordynacji dostawców, transporcie, eventach, drobnych naprawach i zgłoszeniach operacyjnych.

Krótko mówiąc: pomagamy utrzymać biuro w porządku od strony organizacyjnej, operacyjnej i częściowo technicznej.

Miasta, w których świadczymy usługi facility management: Warszawa, Kraków, Wrocław, Katowice, Gdańsk, Gdynia i Sopot (wkrótce także Łódź).

Fresh Office Support najczęściej rozwijamy jako uzupełnienie usług utrzymania czystości, takich jak ekologiczne sprzątanie, które są podstawą naszej stałej obecności w biurze. Dzięki temu lepiej znamy przestrzeń, jej rytm pracy i bieżące potrzeby zespołu.

Co do zasady nie oferujemy więc facility management jako całkowicie osobnej usługi, ale jesteśmy otwarci na rozmowę. Jeśli Twoje biuro potrzebuje konkretnego wsparcia operacyjnego, sprawdzimy zakres i ocenimy, czy możemy zaproponować sensowny model współpracy.

Tak, facility management może obejmować również organizację drobnych prac remontowych, naprawczych i konserwacyjnych.

W przypadku Fresh Office Support mówimy przede wszystkim o pracach, które pomagają utrzymać biuro w dobrym stanie na co dzień. Może to być na przykład montaż półek, regulacja drzwi, skręcanie mebli, usuwanie drobnych usterek, przygotowanie stanowisk pracy albo wsparcie techniczne przy zmianach aranżacji przestrzeni.

Nie zajmujemy się dużymi remontami, a tematami, które często trafiają na listę „trzeba to w końcu ogarnąć” i zostają tam zdecydowanie za długo. Po zakończeniu prac możemy też pomóc zorganizować sprzątanie poremontowe i pobudowlane, jeśli biuro wymaga uporządkowania przestrzeni.

Tak, ale w określonym zakresie.

Możemy wspierać biuro od strony technicznej przy drobnych naprawach, konserwacji, zgłoszeniach, koordynacji serwisów i kontaktach z podwykonawcami. Pomagamy też pilnować, czy temat został wykonany, czy dostawca przyjechał na czas i czy problem faktycznie został rozwiązany.

Nie zastępujemy zarządcy budynku ani specjalistycznego serwisu instalacji technicznych. Możemy jednak przejąć część bieżącej koordynacji, żeby Office Manager nie musiał za każdym razem szukać kontaktu, pisać przypomnienia i sprawdzać statusu sprawy.

Tak, jeśli taki model współpracy jest potrzebny, możemy uwzględnić prowadzenie ewidencji zgłoszeń, zadań i cyklicznych tematów biurowych.

Dzięki temu łatwiej sprawdzić:

• co zostało zgłoszone,
• kto odpowiada za dany temat,
• na jakim etapie jest realizacja,
• które sprawy wracają najczęściej,
• co wymaga poprawy lub dodatkowego dostawcy.

Dla Office Managera może to być duża różnica, bo zamiast trzymać wszystko w mailach, notatkach, arkuszach i pamięci, można mieć bardziej uporządkowany obraz tego, co dzieje się w biurze.

Dobre facility management sprawia, że biuro po prostu działa.

Pracownicy nie muszą zastanawiać się, dlaczego nie ma mleka, kto zgłasza usterkę, czemu sala nie jest przygotowana na spotkanie albo kiedy ktoś odbierze zalegające kartony z magazynu.

Dla komfortu użytkowników ważne są właśnie te codzienne, drobne rzeczy: czystość, regularne mycie okien, pranie wykładzin, sprawność przestrzeni, dostępność podstawowych produktów, szybka reakcja na problemy i poczucie, że ktoś czuwa nad biurem.

Jeśli wszystko działa, nikt o tym nie mówi. I często właśnie to jest najlepszy znak, że obsługa biura jest dobrze poukładana.

Fresh Office Support najlepiej sprawdza się w dużych biurach, gdzie wysoki standard ma duże znaczenie.

Pracujemy z klientami, którzy oczekują nie tylko wykonania zadania, ale też dobrej komunikacji, przewidywalności, odpowiedzialności i wyczucia przestrzeni. W biurach premium liczy się nie tylko to, czy coś zostało zrobione, ale też jak zostało zorganizowane: bez chaosu, ciągłego przypominania, bez dokładania pracy zespołowi po stronie klienta.

Dlatego Fresh Office Support jest dobrym rozwiązaniem dla najbardziej wymagających klientów, którzy chcą mieć mniej operacyjnych tematów na głowie, ale nie chcą obniżać standardu obsługi biura.

Niestety nie. Fresh Office specjalizuje się w obsłudze biur, szczególnie nowoczesnych biur i biurowców klasy premium.

Facility management może oczywiście dotyczyć różnych typów nieruchomości, w tym galerii handlowych, magazynów, obiektów przemysłowych czy budynków użyteczności publicznej. My jednak skupiamy się na przestrzeniach biurowych, bo najlepiej znamy potrzeby Office Managerów, Facility Managerów, działów administracji i zespołów pracujących w biurach.

Dzięki tej specjalizacji nie próbujemy być od wszystkiego. Budujemy usługę dopasowaną do biur i ich codziennego rytmu pracy.