Zakres prac firmy sprzątającej jako ważny element współpracy

Sprzątanie przestrzeni biurowych, obiektów użyteczności publicznej, czy też placówek medycznych, zazwyczaj powierza się firmie, która profesjonalnie zajmuje się utrzymaniem czystości. Firma sprzątająca zatrudnia wykwalifikowany personel, posiada specjalistyczny sprzęt, dobiera profesjonalne środki czystości, po to, by zapewnić usługi na najwyższym poziomie. Ale czy to wystarczy, by zaspokoić coraz wyższe oczekiwania klientów? 

Przeczytaj artykuł, a dowiesz się co jest ważnym elementem współpracy z klientem w branży utrzymania czystości.

 

Potrzeby klienta

Każdy obiekt i potrzeby klienta są różne, dlatego tak ważne jest dostosowanie do jego oczekiwań. Obiekt, obiektowi nie równy, a więc jego obsługa powinna być szyta na miarę. Inaczej będzie wyglądał zakres prac w obiekcie medycznym, a inaczej w biurze. Każda z tych przestrzeni ma inne potrzeby i inne wymagania wynikające z przeznaczenia, a do tego dochodzą jeszcze indywidualne potrzeby każdego klienta. Wnikliwe ustalenie dotyczące oczekiwań klienta jest bardzo ważnym elementem, co z dużym prawdopodobieństwem będzie skutkowało trwałą współpracą. 

 

Spersonalizowany zakres prac

Każda współpraca pomiędzy firmą sprzątającą, a klientem powinna rozpocząć się od dobrze napisanego, spersonalizowanego zakresu prac. Jest to bardzo ważny element, który wspólnie z umową stanowi podstawę świadczenia usług.
Zakres prac przede wszystkim określa:

  •  sprzątane powierzchnie
  •  częstotliwość ich wykonywania. 

Zakres prac w pierwszej kolejności stanowi podstawę do wyceny kontraktu. Częstotliwość i spektrum obowiązków ma ogromny wpływ na odpowiednie dobranie ilości personelu oraz technologii. Często osoby sporządzające wycenę popełniają błąd, opierając się wyłącznie na metrażu, pomijając indywidualną specyfikę obiektu i oczekiwania klienta. 

Dobry zakres czynności powinien zawierać podział na wszystkie przestrzenie znajdujące się w budynku klienta. Należy ustalić częstotliwość wykonywanych prac z uwzględnieniem elementów i czynności specyficznych znajdujących się wyłącznie u danego klienta. Do takich czynności możemy zaliczyć np. czyszczenie ekspresu w biurze lub wzmożoną dezynfekcje powierzchni w obiektach medycznych, w których kładzie się na to szczególny nacisk.

Taki zakres prac stanowi doskonałą podstawę do realizacji usług przez dział operacyjny firmy sprzątającej. Służy do ustalenia checklisty dla Pani sprzątającej, która dokładnie wie co i kiedy ma robić. Zbyt ogólny zakres prac lub zawierający elementy, które nie występują u klienta, nie świadczy dobrze o indywidualnym i profesjonalnym podejściu do współpracy. 

 

 

 

Dlaczego zakres czynności we współpracy z klientem jest ważny:

  1. Klient czuje, że usługa została spersonalizowana, skrojona na wymiar, że zostały uwzględnione jego oczekiwania.
  2. Klient doskonale wie, za co płaci i co może wymagać od firmy sprzątającej. Zakres jest podstawowym dokumentem, na którym opiera się komunikacja z klientem.
  3. Źle skonstruowany zakres skutkuje brakiem zrozumienia ze strony klienta, jeśli usługa jest niezgodna z jego oczekiwaniami.
  4. Jest podstawą dla działu operacyjnego do realizowania usług. Każda Pani sprzątająca jest przeszkolona z zakresu i doskonale wie, co ma robić. Oprócz sprzątania bieżącego wykonuje również czynności okresowe, których częstotliwość również jest zawarta w zakresie prac. 
  5. Częstym powodem reklamacji ze strony klienta są elementy, które wynikają z pobieżnie określonego zakresu, na bazie którego Personel realizuje prace.

 

 

Podsumowując, zakres prac jest punktem odniesienia, na który powołują się obie strony umowy. Doskonale łączy oczekiwania klienta z wyobrażeniami firmy jak ta usługa ma być realizowana. To spisanie zasad współpracy, które dają obu stronom wyraźne instrukcje jak postępować.

 

 


Autor: Joanna Kowalczyk

W Fresh Facility pełni funkcję managera operacyjnego. Zarządza oddziałem w Krakowie, Wrocławiu i Katowicach. Odpowiada za relacje z kluczowymi klientami. Posiada 6-letnie doświadczenie w obsłudze placówek medycznych.