Co zrobić, aby współpraca z firmą sprzątającą była długofalowa i satysfakcjonująca? Zagwarantuje to poprawnie sformułowana i szczegółowa umowa. Podpowiadamy, co musi się w niej znaleźć!
Kluczowe elementy umowy o sprzątanie biura – na co zwrócić szczególną uwagę?
O czym nie możesz zapomnieć? Wzór umowy na sprzątanie biura powinien zawierać przede wszystkim:
Zakres usług sprzątania wraz z kosztami
To jeden z najważniejszych punktów umowy na sprzątanie biura. Pierwszym czynnikiem będzie dokładne sprecyzowanie, jaki jest zakres prac, na przykład: ścieranie kurzy (na jakich powierzchniach), sprzątanie i dezynfekcja toalet, mycie podłóg, odkurzanie, wymiana worków na śmieci, mycie kuchni itp. W zapisie należy również uwzględnić metraż pomieszczeń i ich liczbę. Dzięki temu pracownicy będą wiedzieli dokładnie, co mają robić i unikniesz niedomówień.
Te czynności mogą wchodzić w tak zwany pakiet podstawowy, ale możesz także zadbać o usługi dodatkowe, wykonywane cyklicznie, na przykład raz na miesiąc. Chodzi tu o mycie okien czy pranie tapicerek. W tym wypadku cennik jest ustalany osobno i również powinien zostać zapisany w umowie. Kolejną kwestią będą dodatkowe godziny na sprzątanie, kiedy firma sprzątająca przyjedzie na specjalne życzenie. Przykładem może być impreza firmowa, zmiany w wyglądzie biura czy prace remontowe.
Płatności za usługę
Umowa musi jasno określać, czy za usługę płatność będzie dokonywana co miesiąc, czy może po każdym sprzątaniu.
Środki czystości
W umowie powinien być zapis, czy firma sprzątająca zapewnia środki sprzątające wliczone w cenę, czy są one płatne ekstra (jako dodatkowa usługa).
Umowa na sprzątanie biura - warunki odnośnie częstotliwości i godziny świadczonych usług
W tej kategorii należy uwzględnić Twoje potrzeby. Musi jednak powstać klarowny i stały harmonogram prac. Priorytetem jest utrzymanie stałej czystości w biurze. Warto jednak zastanowić się, w jakich godzinach firma sprzątająca będzie mogła najlepiej wykonać swoje obowiązki. Najczęściej jest to wczesny poranek lub późne popołudnie, wieczór.
Jakie warunki powinna zawierać umowa na sprzątanie biura?
Wiesz już, jak miej więcej wygląda wzór umowy na sprzątanie biura. Umowa powinna także uwzględniać różne sytuacje i wypadki. Przykładem będzie uszkodzenie mienia w trakcie pracy ekipy sprzątającej. Musisz zabezpieczyć się przed ewentualnymi szkodami finansowymi. Dowiedz się również, czy firma sprzątająca posiada OC, co znacząco ułatwia sprawę.
Sprzątanie biura? Umowa zapewne zostanie zawarta na dłuższy czas, ale trudno przewidzieć wszystko. Dlatego nie zapomnij o określeniu warunków wypowiedzenia umowy. Najczęściej jest to okres miesiąca lub trzech miesięcy. Zaznacz, czy wypowiedzenie ma nastąpić mailem czy w formie pisemnej.
Jak ocenić rzetelność firmy sprzątającej przed podpisaniem umowy?
Przede wszystkim sprawdź opinię klientów, które możesz znaleźć na stronie firmy sprzątającej, ale również w Google. Koniecznie zajrzyj również do referencji, które pozwolą Ci poznać opinię różnych marek. Zapytaj, jakiego sprzętu używa firma.
Nie bez znaczenia będzie to, ile lat firma działa już na rynku i ile kontrahentów miała okazję obsługiwać. Dodatkowo, można zapytać o formy sprzątania - na przykład opcję eco, w której stosuje się specjalną linię produktów.
Najczęstsze błędy w umowach o sprzątanie biura i jak ich uniknąć?
Poważnym błędem będzie niedokładne określenie zakresu prac ekipy sprzątającej. Zapis „sprzątanie podłóg“ jest bardzo ogólny, dlatego dobrze rozbić go na poszczególne czynności: odkurzanie, mycie, pastowanie itp.
Dobrze jest wiedzieć, jaka osoba odpowiada za jakość usług świadczących przez firmę sprzątającą. Tak zwany audytor powinien zostać wskazany w umowie. Ta osoba powinna kontrolować prace firmy - a Ty możesz zgłaszać ewentualne prośby lub uwagi.
Aby uniknąć błędów w umowie, skonsultują z prawnikiem lub inną osobą w firmie. Co dwie pary oczu to nie jedna!
Jak negocjować warunki umowy o sprzątanie biura, aby były korzystne dla obu stron?
Nie warto zbyt mocno zaniżać cen usług firmy sprzątającej, bo dobrze jest cenić pracę wykonaną zawsze na najwyższym poziomie. Jeżeli cennik firmy jest poza budżetem, napisz szczerze, jakie są możliwości finansowe Twojej firmy. W przypadku długofalowej i stałej współpracy możesz zapytać o dodatkowe rabaty.
Podsumowanie - wzór umowy na sprzątanie biura
Podsumujmy, co musi zawierać umowa zlecenia sprzątania:
- Każda umowa zaczyna się od podania danych identyfikacyjnych obu firm - zarówno strony zlecającej, jak i realizującej usługę.
- Zakres usług sprzątania - wszystkie elementy dobrze jest przedstawić w formie przejrzystej tabeli. Można ją zamieścić w umowie, lub dodać w formie załącznika.
- Czas i częstotliwość sprzątania - określamy harmonogram
- Koszty i sposoby płatności - nie zapominając o usługach spoza podstawowego cennika
- Warunki rozwiązania/wypowiedzenia umowy
- Ubezpieczenie oraz odpowiedzialność za ewentualne zniszczenie mienia
Firma sprzątająca powinna dbać o swoich pracowników (co zapewnia mniejszą rotację), używać profesjonalnych środków czystości i być nastawiona na długofalową współpracę - zwróć na to uwagę, szukając dla siebie najlepszej opcji. Niezbędna jest także wzorowa komunikacja między stronami.
