Tętniące życiem biuro wymaga właściwego zarządzania. Przestrzenie, które są miejscem pracy, spotkań i wymian handlowych wymagają właściwego zagospodarowania pod wieloma względami. Skuteczny Office Manager to pracownik na wagę złota. Jak w praktyce wygląda zarządzanie biurem, czego oczekują pracodawcy?
Czy zastanawiałaś się kiedyś, jak działałoby biuro bez dobrego zwierzchnika? Kto zajmowałby się zaopatrzeniem, obsługą korespondencji, przygotowywaniem miejsc pracy, uzupełnianiem papieru w drukarce, koordynowaniem rezerwacji salki szkoleniowej, porządkowaniem dokumentacji, umawianiem spotkań czy ogólnym utrzymaniem porządku w biurze?
Na rynku widać rosnące zapotrzebowanie na specjalistów organizujących pracę dużych biur. Z naszej tekstu dowiesz się:
- Kim jest office manager?
- Jak wygląda praca na tym stanowisku?
- Ile zarabia kierownik biura?
- Kto może pełnić tę funkcję?
Biuro pełni wiele funkcji i jest sercem firmy. W dzień wypełnia je gwar rozmów prowadzonych między pracownikami i klientami, wieczorem szum odkurzaczy obsługiwanych przez personel sprzątający. Czy miejsca takie jak te mogą działać bez office managera? Sądząc po ilości ofert zamieszczanych w sieci, jak również atrakcyjnych warunkach zatrudniania proponowanych kandydatom, odpowiedź nasuwa się sama. Kierownik biura to poszukiwany specjalista. Co zrobić, aby sprawdzić się w tej roli i budować karierę jako office manager?
Zadania, które wykonuje office manager
Nie ma sztywnego zakresu obowiązków, które byłyby odgórnie narzucane office managerowi. W praktyce często zdarza się, że taka osoba zarządza nie tylko powierzchnią biurową, ale też kieruje zespołem pracowników, a przynajmniej koordynuje współpracę między kilkoma zespołami (np. ustalając rezerwację sal szkoleniowych czy konferencyjnych).
Każda firma ma własne oczekiwania i potrzeby, dlatego szczegółowe wymagania wobec kandydatów są wypisywane w ogłoszeniach o prace, przedstawiane na rozmowie kwalifikacyjnej i zatwierdzane w umowie.
Zazwyczaj należy do nich szeroko pojęta organizacja pracy biura, która obejmuje:
- zarządzanie dostawami, zbieranie i porównywanie ofert od firm sprzątających
- kwestia obsługi dzierżawy ekspresów do kawy czy samochodów firmowych
- czuwanie nad zaopatrzeniem biura w artykuły papiernicze, materiały eksploatacyjne do drukarek, wodę, kawę, herbatę,
- przyjmowanie, odbieranie, nadawanie przesyłek pocztowych, segregowanie poczty,
- organizowanie spotkań, rezerwowanie sal szkoleniowych i konferencyjnych,
- rozliczanie delegacji i podróży służbowych,
- archiwizowanie dokumentów, ewidencjonowanie akt.
- ułożenie współpracy z firmą sprzątającą, dbanie o porządek w biurze
Jak widzisz, praca office managera jest pełna wyzwań i wymaga przynajmniej podstawowej wiedzy w różnych obszarach – finansach, zarządzaniu, administracji, logistyce, archiwistyce, informatyce. Jeżeli lubisz wszechstronność w działaniu i jesteś gotowa na podejmowanie nowych wyzwań, to warto rozważyć zatrudnienie na tym stanowisku.