Firma sprzątająca Fresh Office — jak nawiązać współpracę?

Nie wiesz jak zacząć poszukiwanie firmy sprzątającej? To proste!  W kilku punktach pokażemy Ci, jak wygląda nawiązanie współpracy z Fresh Office. W pierwszym kroku polecamy odwiedzić naszą stronę internetową www.freshoffice.eu. Aby umówić rozmowę z ekspertem — wypełnij formularz zgłoszeniowy. Jeśli wolisz od razu porozmawiać na temat usług porządkowych, zadzwoń bezpośrednio do naszego biura. Zapraszamy do rozmów! Chętnie dowiemy się więcej o Twoich potrzebach oraz wymaganiach odnośnie usług porządkowych. Zaproponujemy odpowiednie rozwiązanie, doradzimy w kontekście zakresu usługi. Postaramy się odpowiedzieć na wszystkie pytania. 

 

Powyżej w kilku krokach opiszemy, jak wygląda rozpoczęcie współpracy z firmą Fresh Office. Podzieliliśmy to na kilka ważnych punktów, ponieważ chcemy, aby nasz artykuł trafił do osób które:

 

 

Badanie potrzeb 

 

Bardzo ważne jest, abyśmy zrozumieli jakiej usługi potrzebujesz. W tym celu wizyta w obiekcie może okazać się konieczna. W kolejnym kroku wspólnie ustalimy odpowiedni termin na spotkanie w Twoim biurze czy lokalu. Dopasujemy godziny pod Twoją dyspozycyjność. Dlaczego spotkanie i wizyta? W planowaniu usług porządkowych istotne jest to, jak wygląda lokal, jaki jest rozkład pomieszczeń oraz czym pokryta jest podłoga. Tak wizyta i zbadanie charakterystyki lokalu pomoże dobrać odpowiednie środki czystości. Wybieramy środki przeznaczone do konkretnego typu powierzchni, tak aby doczyścić, wypielęgnować i zachować je w świetnej kondycji na długie lata. 

Podczas rozmowy wspólnie ustalimy częstotliwość oraz zakres. Ustalenie zakresu usług jest kluczowe, jeśli chodzi usługę tego typu. To moment na artykulację wszystkich potrzeb. Wykorzystaj ten moment, aby opowiedzieć, na co zwracasz szczególną uwagę, gdzie znajdują się punkty newralgiczne, co generuje problemy. Po naszej stronie będzie zaproponowanie odpowiedniej częstotliwości sprzątania, dobór sprzętu oraz środków czystości. Po spotkaniu otrzymasz wycenę, która zostanie przygotowana na bazie wizyty w biurze czy obiekcie. W załączniku znajdziesz zakres usług. Dołączane zostaną również referencje od naszych klientów. Dowiesz się z kim już współpracujemy 🙂 

 

Umowa i polisa ubezpieczeniowa 

 

Po zaakceptowaniu wyceny podpisujemy umowę, w której zawarte są nasze ustalenia, zakres, częstotliwość oraz dni wykonywania. Ważne, aby warunki umowy były jasne dla obu stron. Jesteśmy świadomi, że „wpuszczanie” zewnętrznej firmy do własnego biura może rodzić pytania i budzić niepokój. Jeśli obawiasz się, że nasi pracownicy mogą coś uszkodzić to oprócz umowy, kolejnym zabezpieczeniem dla Ciebie jest nasza polisa ubezpieczeniowa, która opiewa na 1 000 000 zł. Po podpisaniu umowy oraz ustaleniu daty startu dział operacyjny przejmuje dalszy proces wdrożeniowy. 

Kiedy dział sprzedaży przekaże klienta do działu operacyjnego, wraz z podpisaną umową w tej chwili zaczyna się proces rozpoczęcia dostarczania usługi. 

 

Przygotowanie do świadczenia usługi  

 

Cały proces przygotowania do świadczenia usługi możemy podzielić na kilka etapów:

 

1. Weryfikacja miejsca świadczonej usługi — od tego, gdzie znajduje się siedziba klienta, zależy to, w jakim czasie możliwe jest rozpoczęcie świadczenia usługi. Im dalej od centrum, tym trudniej o znalezienie odpowiedniego personelu sprzątającego. W przypadku oddalonych miejsce na skompletowanie zespołu potrzeba więcej czasu. 

 

2.  Znalezienie odpowiedniej osoby sprzątającej — w pierwszej kolejności weryfikujemy dostępność naszych Pań sprzątających w okolicy nowego klienta. Jeśli nikt z zatrudnionych osób nie jest w stanie podjąć pracy w danej lokalizacji — rozpoczynamy rekrutację. Przykładamy szczególną uwagę do tego procesu, mamy wypracowane mechanizmy, które umożliwiają nam pozyskanie kompetentnych i dyspozycyjnych osób z rynku. Po rekrutacji odbywają się spotkania zapoznawcze, następnie wybrane osoby zapraszamy na „testowe sprzątanie”, na którym weryfikujemy ich dokładność. Po sprzątaniu wybraną Panią zapraszamy na szkolenie ze środków i standardów. Gdy mamy pewność, że dana osoba sobie poradzi — zaczynamy wdrożenie na obiekt.  

 

3. Skompletowanie środków sprzątających oraz sprzętu — w zależności od wymagań klientów kompletujemy środki czystości oraz sprzęt. Stosujemy chemię ekologiczną i tradycyjną- wszystko w zależności od wymagań klienta. Stawiamy na jakościowy sprzęt, który ułatwi pracę i nigdy nie zawiedzie. Pracujemy na sprzęcie: Karchera, Nilfiska, Numatica i Viledy- cenimy sobie jakość, a te firmy nam ją zapewniają. 

 

4. Przygotowanie zakresu pracy dla Pani Sprzątającej — w umowie z klientem zawarty jest zakres pracy. Przenosimy go na papier i przekazujemy Pani Sprzątającej. Dzięki temu, Pani Sprzątająca wykonując czynności, wpisuje przy poszczególnych pozycjach datę wykonania. Ułatwia to weryfikację wykonanych prac koordynatorowi.  

 

5. Wdrożenie przez sprzedawcę oraz office managera naszego Opiekuna biura w specyfikę obiektu, oraz wymagania klienta — bardzo ważne jest przekazanie przez te osoby wszelkich ustaleń już na obiekcie. Sprzedawca, wyceniając obiekt klienta, zwraca uwagę na pewne aspekty, dzięki szczegółowemu przekazaniu obiektu, jesteśmy w stanie wychwycić wszystkie istotne rzeczy. 

 

6. Wdrożenie do obiektu osoby sprzątającej, zapoznanie jej ze specyfiką obiektu oraz z zakresem pracy — przechodzimy obiekt z Panią sprzątającą, weryfikujemy wszystko, przechodzimy po kolei cały zakres prac, tak aby nie było wątpliwości, co należy do naszych obowiązków. 

 

7. Rozpoczęcie świadczenia usługi —  po spełnieniu powyższych punktów zaczynamy świadczenie usługi u klienta

 

8. Pilnowanie jakości i stały kontakt z office managerem — zawsze na początku rozpoczęcia świadczenia usługi, komunikujemy klientowi, że potrzebujemy chwili czasu i zaufania. Ten bufor potrzebny jest po to, aby nauczyć się obiektu, poznać wymagania klientów, nauczyć się ze sobą pracować. Każda firma ma inną specyfikę, co przekłada się na wymagania. Nie wyobrażamy sobie sytuacji, w której rozpoczynamy usługę stałym schematem. Po średnio miesiącu od rozpoczęcia usługi mamy ją opanowaną w 100%, zarówno pod względem osoby sprzątającej, jak i jakości.

Początkowe etapy i wdrożenie oznaczają dużo pracy, ale nie warto zaznaczyć, że przy szybkim podpisaniu umowy, jesteśmy w stanie w kilka dni zacząć sprzątać Twój obiekt.Masz dodatkowe pytania? Interesuje Cię cena? Umów się na rozmowę i skorzystaj z wiedzy naszych ekspertów Pomożemy Ci wybrać rozwiązanie dopasowane do specyfiki Twojego obiektu: 

>> Wyślij formularz z zapytaniem 

 

Autorzy: Monika Wojtas, Manager Operacyjny w Fresh Office
Arkadiusz Cholewa, New Business Manager w Fresh Office 

 

Avatar

CEO Fresh Office