Dlaczego etykieta w sali konferencyjnej jest ważna?

Spora część pracy w firmach jest wykonywana w salach konferencyjnych. To właśnie tam, a nie na otwartej przestrzeni open space czy w prywatnych gabinetach toczą się narady, negocjacje, odbywają się „burze mózgów”, szkolenia oraz video rozmowy. I nawet, jeśli zasady korzystania z sali konferencyjnej nie są nigdzie wypisane, to spieszymy zapewnić, że taka etykieta obowiązuje. Nieznajomość reguł nie jest usprawiedliwieniem dla popełnienia faux pas, dlatego lepiej poznać je z odpowiednim wyprzedzeniem. 

W przypadku klientów, dostawców lub współpracowników, dobre zachowanie i odpowiednie maniery mogą sprawić, że zyskasz ich zaufanie i sympatię. Po drugie, dbanie o etykietę pomaga unikać sytuacji konfliktowych i nieporozumień, co jest kluczowe w kontekście biznesowym, gdzie czas i efektywność są na wagę złota. 

Poznaj ogólne zasady etykiety na sali konferencyjnej i poczuj się pewnie w każdej zawodowej sytuacji.

Zasady etykiety w sali konferencyjnej

Teraz, gdy wiemy, dlaczego etykieta w sali konferencyjnej jest istotna (i obowiązuje, nawet jeśli nikt do tej pory w firmie Cię o tym nie poinformował), przejdźmy do wymienienia najważniejszych zasad, które warto znać i przestrzegać.

Punktualność – spóźnianie się nie jest w dobrym guście

Punktualność to jedna z najważniejszych zasad etykiety w sali konferencyjnej. Przyjście na spotkanie z wyprzedzeniem pozwala nie tylko na usadzenie się komfortowo przed rozpoczęciem (i znalezienie swojego miejsca, jeśli obowiązuje rozpiska kto, gdzie siedzi), ale także na okazanie szacunku innym uczestnikom. Spóźnienie może zakłócić przebieg spotkania (przerywanie wypowiedzi prelegentowi, szuranie krzesłami, rozmowy) i być nieprofesjonalne, co negatywnie wpłynie na Twoją reputację.

Odpowiedni ubiór – pamiętaj, że jesteś w pracy!

Wybierając strój na spotkanie, warto kierować się zasadą, że lepiej jest być nieco przesadnie eleganckim niż zbyt niedbałym. Odpowiedni strój zawsze wzbudza pozytywne wrażenie i jest wyrazem szacunku dla innych uczestników oraz okoliczności spotkania. Dbając o swój wygląd, podkreślasz profesjonalizm i zaangażowanie w spotkanie, budujesz pozytywny wizerunek tak ważny w świecie biznesu.

Jeśli do sali konferencyjnej wchodzisz bezpośrednio po przyjściu do biura, nie odwieszaj okrycia wierzchniego na oparcie krzesła. Zlokalizuj wieszak lub poproś o odniesienie płaszcza do szatni.

Komunikacja werbalna i niewerbalna – Twoje ciało też „mówi”

W trakcie spotkania konferencyjnego ważne jest jasne i zrozumiałe mówienie. Unikaj zbyt szybkiego, monotonnego lub zbyt emocjonalnego tonu głosu. Staraj się być wyraźny i konkretny w swoich wypowiedziach, co ułatwia zrozumienie Twojego przekazu i przyczynia się do skutecznej komunikacji. 

Gestykulując, zachowaj umiar. Mowa ciała jest ważna i obserwowana przez innych uczestników. Siedzenie z założonymi na piersiach rękami to sygnał, że chcesz się odciąć od otoczenia. Dłonie schowane pod stołem świadczą o ukrytych zamiarach lub niepewności. Ręce ułóż na stole, ale nie opieraj na blacie łokci, jedynie nadgarstki. Swoje wypowiedzi podkreślaj delikatną gestykulacją.

Słuchanie i nieprzerywanie innym uczestnikom spotkania

Słuchanie jest równie ważne, co mówienie. Kiedy ktoś inny przemawia, skup się na jego słowach i unikaj przerywania – możesz potakiwać, kiwając głową. Zainteresowanie okażesz też postawą ciała (lekkie nachylenie w kierunku rozmówcy). Możesz zadawać pytania lub robić notatki. To pokazuje szacunek dla innych uczestników, a także pozwala na lepsze zrozumienie ich punktu widzenia. Aktywne słuchanie jest kluczowe dla efektywnej wymiany informacji.

Unikanie rozpraszaczy

Podczas spotkania konferencyjnego warto unikać rozpraszaczy, takich jak przeglądanie Internetu czy pisanie wiadomości tekstowych. To nie tylko nieprofesjonalne, ale również odrywające Cię od spraw biznesowych. Skupienie się na treści spotkania jest kluczowe dla jego efektywności i zrozumienia, czego dotyczy rozmowa, jakie są oczekiwania po jej zakończeniu itd.

Szacunek dla innych uczestników

Szanuj czas innych uczestników spotkania. Staraj się nie wydłużać go niepotrzebnie i trzymać się planu agendy. Odpowiednie zarządzanie czasem jest kluczowe, aby spotkanie przebiegło sprawnie i efektywnie. Dobrze, aby jego członkowie wcześniej otrzymali wspomniany harmonogram z rozpisanymi blokami, tematami, ale też przerwami. Pozwoli to uniknąć przerywania spotkania np. z powodu wyjścia do toalety.

Wyciszanie urządzeń elektronicznych

Choć oczywiście w czasie trwania konferencji wciąż jesteś w pracy i możesz otrzymywać służbowe maile czy telefony, w dobrym tonie jest wyciszenie smartfona czy innych urządzeń elektronicznych. Wibrowanie skutecznie poinformuje Cię o nadchodzącym połączeniu i wtedy zdecydujesz, czy jest ono na tyle ważne, żeby odebrać. Jeśli tak, pamiętaj, aby wcześniej przeprosić uczestników spotkania, a samemu – wyjść na zewnątrz celem kontynuowania rozmowy telefonicznej.

Zachowaj porządek

Nie zostawiaj materiałów ani dokumentów na stole po zakończeniu spotkania. Używaj sprzętu i wyposażenia z należytą ostrożnością. Nie “palcuj” ekranów. Jeśli organizacja pozwala na przynoszenie napojów, po spotkaniu zabierz ze sobą swój kubek. Zasuń za sobą krzesło.

Podziękowanie na zakończenie spotkania

Po zakończeniu spotkania warto podziękować innym uczestnikom za ich udział i wkład w event. To prosta forma uznania dla ich wysiłku i zaangażowania, co może budować pozytywne relacje biznesowe i zachęcać do dalszej współpracy. Szczególnie, jeśli zależy Ci, aby po wydarzeniu uzyskać feedback.

Pobierz etykietę sali konferencyjnej i powieś ją na drzwiach do sali.

W przypadku kiedy na spotkaniu jesteś online.

Zasada „mute”, czyli czy i kiedy wyciszać głos?

W trakcie spotkań online, zasada „mute” jest bardzo istotna. Jeśli nie przemawiasz, warto wyciszyć mikrofon, aby uniknąć niepotrzebnego hałasu i zakłóceń. Dzięki temu zapewnisz klarowną transmisję dźwięku dla innych uczestników i przyczynisz się do poprawienia płynności spotkania.

Czy trzeba mieć włączoną kamerę na spotkaniu online?

Oczywiście, jest to w dobrym tonie, aby pokazać się rozmówcy na kamerce. Włączenie jej jest obowiązkowe, gdy rozmawiasz z osobą, która też to zrobiła. Pozostawanie „wyłączonym” utrudnia komunikację, rozprasza i nie jest wyrazem szacunku. Z kolei, jeśli dwie strony ustalą, że rozmawiają bez obrazu, będzie to jak najbardziej w porządku.

Savoir vivre na konferencji – zachowaj kulturę na spotkaniu online i face to face

Etykieta w sali konferencyjnej pomaga w prowadzeniu skutecznej komunikacji i budowaniu profesjonalnego wizerunku – Swojego i firmy. Przestrzeganie zasad etykiety obowiązuje zarówno na spotkaniach na żywo, jak i tych organizowanych online. Ważne, aby podczas każdego z nich przestrzegać ogólnie przyjętych zasad savoir vivre, a także zrobić wszystko dla jasnej, zrozumiałej i kulturalnej konwersacji bez zbędnych rozpraszaczy. Nie jest przesadą stwierdzenie, że to może przyczynić się do odniesienia sukcesu w biznesie oraz zbudowania trwałych relacji zawodowych.

Pamiętaj, że zawsze możesz zgłosić się do nas, aby zadbać o ekologiczny porządek w biurze.