Efektywne sprzątanie biura w obliczu pracy hybrydowej

Styl naszej pracy zmienił się być może nieodwracalnie. To nie tylko efekt pandemii, ale też postępującego rozwoju cyfryzacji i nowych technologii. To one dają szansę na pracowanie z domu i tylko okresowe odwiedzanie biura. Kiedy coraz więcej firm przechodzi na model pracy hybrydowej, który łączy pracę zdalną z pracą w biurze, pojawiają się takie wyzwania, jak utrzymanie czystości w obiektach. Jak sprzątać efektywnie, aby zapewnić pracownikom zdrowe, komfortowe środowisko pracy? Podpowiadamy.

Czyste biuro bez względu na tryb pracy

Sprzątanie biura tylko w pewnym stopniu jest kwestią estetyki. Znacznie większe znaczenie ma dla utrzymania bezpiecznego i higienicznego środowiska pracy. W świeżym biurze można działać bardziej efektywnie, a zdolność koncentracji zwiększa się. Jest ono także wizytówką w oczach klientów i partnerów biznesowych. 

Praca hybrydowa nie wyklucza całkowicie korzystania z biura. Owszem, zmniejsza częstotliwość odwiedzin w tym miejscu, ale nie oznacza to, że może ono straszyć kurzem czy stęchłym powietrzem. Przeciwnie – warto wykorzystać dni, w których pracownicy zostają w domu. W przypadku naszych usług wykorzystujemy ten czas, aby wykonać tak zwane doczyszczanie miejsc trudniej dostępnych. W ten sposób pracownicy mają pewność, że wracają do nieskazitelnie czystego biura.

Jak hybryda to mniej sprzątania, czyżby?

Może się zdawać, że praca hybrydowa częściowo zwalnia nas z obowiązku rygorystycznego dbania o higienę i czystość w biurze. Nic bardziej mylnego! Zgodnie z art. 214 Kodeksu Pracy: Pracodawca jest obowiązany utrzymywać obiekty budowlane i znajdujące się w nich pomieszczenia pracy, a także tereny i urządzenia z nimi związane w stanie zapewniającym bezpieczne i higieniczne warunki pracy[1]. Nie ma żadnych wykluczeń dotyczących sytuacji, w której pracownicy pracują zdalnie czy hybrydowo.

Oto 5 powodów, dla których efektywne sprzątanie biura jest tak istotne, zwłaszcza w kontekście pracy hybrydowej:

1. zdrowie pracowników – brudne biuro może być źródłem bakterii i wirusów, co zwiększa ryzyko przenoszenia zarazków i zachorowania pracowników,
2. komfort i motywacja – czyste i schludne biuro stwarza przyjemniejsze środowisko pracy, co może wpłynąć na zwiększenie motywacji i satysfakcji pracowników, 
3. efektywność pracy – porządne biuro sprzyja lepszej organizacji pracy i umożliwia skoncentrowanie się na zadaniach. Pracownicy, którzy nie muszą martwić się o bałagan wokół siebie, pracują bardziej wydajnie,
4. pierwsze wrażenie – jeśli pracownicy odwiedzają biuro tylko okresowo, to pierwsze wrażenie ma ogromne znaczenie. Pozytywnie wpływa zarówno na zatrudnionych, jak i klientów czy gości,
5. współpraca zespołowa – praca hybrydowa wymaga okresowych spotkań w biurze. Czyste środowisko sprzyja lepszej współpracy zespołowej podczas takich spotkań.

Ale jest jeszcze coś – spora część pracowników (aż 48% według badania firmy Skanska i Business Link) deklaruje chęć pracy hybrydowej. Jest też 17% tych, którzy preferują całkowicie zdalny model pracy. Zatem jednym z czynników, który zachęci ich do regularnych odwiedzin biura, może być właśnie nieskazitelna czystość.

Jakie są wyzwania związane z efektywnym sprzątaniem biura w pracy hybrydowej?

Praca hybrydowa niesie ze sobą nowe wyzwania związane z wieloma obszarami funkcjonowania firmy – delegowaniem zadań, kontrolowaniem wydajności, ale też z utrzymaniem czystości w biurze. Głównym problemem okazuje się zarządzanie zapasami środków czystości. Jest ono skomplikowane w obliczu zmieniającej się liczby pracowników w biurze. Inną trudnością jest opracowanie grafiku, który z jednej strony uwzględni wszystkie czynności porządkowe, a z drugiej nie będzie kolidował z wykonywanymi zadaniami. 

Jak zadbać o czystość w biurze, gdy pracownicy pracują hybrydowo?

Aby sprostać wyzwaniom związanym z efektywnym sprzątaniem biura w pracy hybrydowej, należy podjąć odpowiednie kroki. Pierwszym zazwyczaj okazuje się zatrudnienie firmy sprzątającej, która zadba kompleksowo o czystość i przygotuje biuro na przyjście pracowników. 

Standardowymi zadaniami, jakie należy wykonać, aby zwiększyć efektywność porządków i utrzymać czystość na doskonałym poziomie jest:

• opracowanie lub aktualizacja harmonogramu sprzątania, dostosowanie go do zmiennej liczby osób przebywających w biurze i terminów, w których pojawiają się oni w pracy,
• zoptymalizowanie częstotliwości dezynfekcji, głównie poprzez zaplanowanie regularnej dezynfekcji powierzchni takich jak klamki, włączniki światła i klawiatury komputerowe, blaty kuchenne, toalety,
• lepsze zarządzanie zapasami środków czystości, w czym pomaga śledzenie i wiedza o stanie zapasów chemii oraz regularne jej uzupełnianie. 
• zastosowanie nowoczesnych rozwiązań, w tym systemów kontroli dostępu do biura, które umożliwiają monitorowanie liczby pracowników i sposobu, w jaki korzystają oni z przestrzeni wspólnych,
• edukowanie i uświadamianie pracowników, aby bardziej dbali o czystość na swoich stanowiskach pracy, segregowali śmieci itd.,
• współpraca z firmą sprzątającą, która zrozumie specyfikę pracy hybrydowej i dostosuje swoje usługi do indywidualnych potrzeb przedsiębiorstwa.

Praca hybrydowa a czystość w biurze

Rzadsze wizyty w biurze mogą spowodować chaos w grafiku sprzątania i trudności w zarządzaniu porządkami. Poza tym praca hybrydowa stawia przed pracodawcami inne wyzwania, jak choćby trudność ze zmotywowaniem pracowników do fizycznego pojawienia się w biurze czy wspólnego dbania o jego czystość. Jednak ten model pracy nie zwalnia z kreowania i utrzymywania zdrowego, bezpiecznego, komfortowego środowiska pracy.

Działania podejmowane w celu utrzymania czystości i higieny mają wpływ nie tylko na zdrowie pracowników, ale także na ich motywację i efektywność pracy. Dlatego warto powierzyć dbanie o porządek zaangażowanej ekipie sprzątającej.