Outsourcing usług. To naprawdę się opłaca! 

Każdy przedsiębiorca i manager chciałby, żeby jego firma czy zespół działały jak najefektywniej. Słowo „efekt” jest tutaj kluczowe, ponieważ oznacza, że z konkretnej pracy powinna powstać jakaś wartość, którą da się później wycenić. Często ludzie, których zatrudniamy do wykonania konkretnych zadań, generują efekty mniejsze, niż mogliby przez to, że muszą zajmować się zadaniami nieprzybliżającymi ich do tych efektów. Co zatem zrobić, żeby kluczowi pracownicy mieli lepsze efekty? Wynająć im pomocników… najlepiej spoza firmy. 


 

Określenie „outsourcing” to połączenie 3 angielskich słów: outside (zewnętrzny), resource (zasoby), using (korzystanie). Czyli chcąc dosłownie przetłumaczyć słowo outsourcing — jest to wykorzystanie zewnętrznych zasobów. W praktyce biznesowej jest to zlecenie wykonania części zadań / procesów zewnętrznym firmom, które specjalizują się w danej branży. 

 

Idea outsourcingu była bliska już Henry’emu Fordowi, choć nie używał tego terminu, ale twierdził: „Jeśli jest coś, czego nie potrafimy zrobić wydajniej, taniej i lepiej niż nasi konkurenci, to nie ma sensu, żebyśmy to robili; powinniśmy zatrudnić do wykonania tej pracy kogoś, kto zrobi to lepiej'.

 

W obecnych czasach największe korporacje opierają się często na bardzo dużej ilości outsourcowanych na zewnątrz procesów. Jednak nie będziemy w tym artykule skupiać się na historii outsourcingu, ale na praktycznym jego zastosowaniu działaniu firmy.

 

Jakie obszary biznesowe są najczęściej outsourcowane? 

 

Firmy najczęściej decydują się wydelegować na zewnątrz: księgowości, kadr i płac , IT, call i contact center , obsługa klienta, zarządzanie finansami, HR, marketing , usługi porządkowe. Większość z powyższych obszarów jest outsourcowana także przez naszą firmę, czyli Fresh Office. Nie delegujemy jednak na zewnątrz jednego z umieszczonych wyżej procesów. 

 

 

Stojąc przed wyborem — robić samodzielnie vs wydelegować na zewnątrz zarządzający firmą powinien być pewien, że jest to dobry ruch dla prowadzonej przez niego organizacji. 

Największymi zaletami delegowania niektórych usług na zewnątrz są: 

  1. Kontrola kosztów 
  2. Uwolnienie zasobów do innych zadań
  3. Uzyskanie specjalistycznej wiedzy, której firma nie posiadała. 
  4. Możliwość pełnego skupienia się na własnym biznesie 
  5. Odpowiedzialność prawna firmy zewnętrznej 

 

Koszt usługi sprzątania - za co płacisz firmie sprzątającej? 

 

Czy opłaca się nawiązywać współpracę z firmą sprzątającą? 

 

Z naturalnych przyczyn w Fresh Office nie delegujemy na zewnątrz usług porządkowych, ponieważ sprzątanie to nasza specjalność i w naszym biurze samodzielnie rozprawiamy się z kurzem, brudem i bakteriami. Czy współpraca z firmą sprzątającą może być korzystna? Przyjrzyjmy się po kolei wszystkim aspektom. 

 

Koszty

 

Największą pokusą przeciw firmie sprzątającej jest przeświadczenie “Zatrudnimy sobie Panią mieszkającą niedaleko, kupimy jej mop i chemie w markecie, dzięki czemu zaoszczędzimy”. Fakt, zatrudnienie u siebie osoby sprzątającej może być tańsze, ale do czasu, gdy ta osoba np. zachoruje lub zrezygnuje z pracy z dnia na dzień, zniszczy jakąś powierzchnię przez użycie złego środka — wtedy musimy doliczyć do standardowych wydatków: L4, kosztów zastępstwa, rekrutacji nowej osoby, wymianę części wyposażenia biura. 

 

Uwolnienie zasobów 

 

Mając zatrudnioną u siebie osobę sprzątająca, ktoś z zespołu musi ja nadzorować, zwykle jest to Office Manager, Asystentka Zarządu lub ktoś zajmujący się administracją. Konieczności codziennego sprawdzania jakości sprzątania, zamawiania środków czystości, reklamacji sprzętu, rekrutacji nowych osób sprzątających to zadania, które ktoś musi wykonywać. Te osoby na pewno mają wiele ważniejszych zadań niż powyższe, które mogą spowodować, że procesy w Twojej firmie będą działać sprawniej, a Ty będziesz mógł powierzyć im nowe zadania. 

 

sprzątanie dla firm

Specjalistyczna wiedza 

 

Niemiecka chemia z marketu” świetnie może sprawdzić się w domowym sprzątaniu (choć nie zawsze), ale już niekoniecznie w profesjonalnym sprzątaniu biur. W Twoim biurze nadal używany jest domestos lub innych chlorowiec? Masz pewność, że to dobre dla zdrowia Twoich pracowników? Jeżeli masz biuro wyposażone w wysokiej klasy meble, wykładziny, parkiety to warto, żeby środki czystości były odpowiednio dobrane i przede wszystkim dozowane. A może chciałbyś wprowadzić u siebie standardy ekologiczne — profesjonalną firma sprzątająca będzie w stanie Ci w tym pomóc. 

 

Skupienie na core business 

 

Prowadzisz firmę IT, agencję marketingową, świadczysz usługi doradcze? W jakiejkolwiek branży nie działasz, wiesz, że nie ma ludzi ani firm znających się na wszystkim. Dlatego też powierz usługi wspierające takie jak sprzątanie specjalistą, a Ty sam skup się na swoim biznesie. Współpracując z profesjonalną firmą sprzątającą, oprócz samej usługi otrzymujesz także Opiekuna biura, czyli osobę, której zadaniem jest zadbać, żeby Twoje biuro było zawsze czyste, zaopatrzone i miało komfortowe  warunki do pracy dla Twoich pracowników.

 

Odpowiedzialność prawna kwestii

 

Podejmując współpracę z profesjonalną firmą sprzątającą koniecznie, sprawdź, czy posiada ubezpieczenie OC, oraz na jaką kwotę. Wysoka suma ubezpieczenia gwarantuje Ci, że nawet nieprzyjemnych losowych przypadkach (np. uszkodzenie wartościowego sprzętu podczas sprzątania) otrzymasz odpowiednią rekompensatę. Jeżeli zrobi to pracownik zatrudniony bezpośrednio u Ciebie w firmie, uzyskanie rekompensaty z ubezpieczenia nie będzie takie łatwe. 

 

Każda osoba zarządzająca firmą ma na głowie masę problemów i wiele procesów do spięcia - znam to na własnej skórze, bo zarządzając Fresh Office codziennie stykam się z masą spraw i wyzwań. Zarządzanie ułatwiają mi partnerzy biznesowi, którym wydelegowaliśmy niektóre procesy. Ich specjalistyczną wiedzą powoduje we mnie ogromny spokój i szczęście z możliwości oddania w dobre ręce tych procesów. Tobie również to polecam, zwłaszcza w kwestii sprzątania 🙂 

 

Autor: Michał Zawada, CEO Fresh Office 

 

firma sprzątająca fresh office

 

 

 

Avatar

CEO Fresh Office