Jak działy administracyjne radzą sobie z wyzwaniami?

Wyzwania w zarządzaniu biurem. Z jakimi problemami na co dzień zmagają się działy administracji?

Zarządzanie biurem to zawsze duże wyzwanie, zwłaszcza dzisiaj, kiedy odpowiedzialne za to osoby mierzą się z szalejącą inflacją, podwyżkami, niechęcią pracowników do rezygnacji z home office. Jak wynika z badania przeprowadzonego przez Fresh Office – to tylko wierzchołek góry lodowej. Zobacz, jakie są obecnie największe bolączki specjalistów zarządzających biurowcami klasy A z perspektywy office managerów oraz workplace managerów, ale też pracowników niższego szczebla.

Działy administracji w przedsiębiorstwach, a zwłaszcza ich liderzy, mają do czynienia z wieloma wyzwaniami, którym muszą sprostać, aby zapewnić sprawną pracę biurową i zminimalizować koszty związane z utrzymaniem obiektów. Na podstawie raportu „Ekologiczne i ekonomiczne biuro” zebraliśmy największe wyzwania, na jakie wskazują osoby odpowiedzialne za zarządzanie obiektami i pracą specjalistów.

Niewystarczająca ilość miejsca w stosunku do liczby pracowników

Jednym z podstawowych wyzwań, przed którymi staje dział administracyjny, jest zapewnienie odpowiedniej przestrzeni pracy dla wszystkich pracowników. W miarę jak firmy rozwijają się, często napotykają na problem braku miejsca, co może prowadzić do zwiększenia kosztów związanych z wynajmem większych biur lub koniecznością inwestycji w optymalizację istniejącej przestrzeni. Istotne – zwłaszcza na przestrzeni najbliższych lat – okażą się biura zaawansowane technologicznie, z dużymi przeszkleniami, dzięki którym maksymalnie doświetlone zostaną wnętrza. 

Rozwiązanie: Dbanie o optymalne wykorzystanie przestrzeni biurowej poprzez wyeliminowanie nadmiaru mebli i reorganizację układu pomieszczeń. Warto również rozważyć pracę zdalną/hybrydową lub elastyczne godziny pracy, które mogą zmniejszyć potrzebę posiadania dużej liczby biurek.

Utrzymanie standardu bez znacznego zwiększania kosztów

Wysoki standard pracy biurowej, z uwzględnieniem wygody, ergonomii i estetyki, jest istotny dla efektywności oraz zadowolenia pracowników. Jednakże utrzymanie wypracowanych nawyków,  może być wyzwaniem, zwłaszcza gdy budżet firmy nie przewiduje większych środków na ten cel.

Rozwiązanie: Inwestycja w wysokiej jakości, trwałe meble i wyposażenie biurowe może się opłacać w dłuższej perspektywie, ponieważ zmniejsza ryzyko konieczności częstych napraw i wymian. Ponadto, warto wybierać energooszczędne urządzenia, które mogą przyczynić się do obniżenia rachunków za media. Poza tym, dobrze jest przemyśleć sposób odbywania spotkań – ograniczyć podróże służbowe i zacząć częściej korzystać z wideokonferencji.

Stres przed zmianą biura

Przeprowadzka do nowej lokalizacji może być źródłem stresu zarówno dla pracowników, jak i osób odpowiedzialnych za zarządzanie biurem. Relokacja wiąże się z koniecznością dostosowania się do nowych warunków oraz zapewnienia ciągłości działania firmy.

Rozwiązanie: Dbałość o transparentność i komunikację z pracownikami na każdym etapie procesu przeprowadzki może zmniejszyć niepewność i obawy związane z zmianą środowiska pracy. Ponadto, warto skorzystać z pomocy specjalistów w zakresie planowania i organizacji przeprowadzki, aby uniknąć niepotrzebnych komplikacji. Tu na pewno bezcenne okaże się wsparcie dobrej firmy przeprowadzkowej oraz sprzątającej, która świadczy usługi kompleksowego sprzątania po relokacji.

Negocjowanie umów w warunkach wzrostu inflacji i optymalizacja kosztów

Wzrost inflacji może prowadzić do zwiększenia kosztów zarówno wynajmu powierzchni biurowej, jak i dostaw mediów czy usług administracyjnych.

Rozwiązanie: Aktywne negocjacje z dostawcami i wynajmującymi mogą pomóc w utrzymaniu stabilności finansowej firmy. Warto również szukać alternatywnych rozwiązań, które mogą być bardziej ekonomiczne, np. przeprowadzka do tańszej lokalizacji czy zmiana dostawcy usług. Dobrym pomysłem jest wygaszanie świateł, skrócenie czasu ekspozycji reklam (neonów) oraz wyłącznie klimatyzacji, sprzętów, kiedy nie są używane.

Już nawet takie działania, jak zastąpienie jednorazowych kubków szklanymi butelkami wielokrotnego użytku przyczynia się do generowania oszczędności. Jak deklaruje Katarzyna Górczyńska – Office Supervisor w Mc Donalds: Wprowadzenie dystrybutorów wodę także znacznie przyczyniło się do zmniejszenia ilości odpadów, co pozwoliło zredukować nasze śmieci o 80%.

Współpraca między pracownikami w kontekście pracy hybrydowej

Praca hybrydowa, czyli rozwiązanie pośrednie między pracą zdalną i stacjonarną, stawia przed działem administracji wyzwania związane z organizacją współpracy i komunikacji między pracownikami pracującymi na różnych zasadach, w różnych trybach, a nawet strefach czasowych.

Rozwiązanie: Inwestycja w narzędzia do pracy zdalnej oraz organizację regularnych spotkań czy szkoleń online może pomóc w utrzymaniu płynnej komunikacji i współpracy w zespołach. Ponadto, warto promować elastyczne podejście do pracy, które uwzględnia indywidualne preferencje i potrzeby pracowników. Nie należy zapominać o znaczeniu eventów integracyjnych i budowaniu kultury organizacyjnej, z którą pracownicy będą się utożsamiać. Nacisk kładziony jest też na wellbeing, czyli dbałość o komfort psychiczny pracowników oraz utrzymanie work life balance.

Dbanie o biuro - dzisiaj to coś więcej niż troska o infrastrukturę i logistykę

Zarządzanie biurem w 2024 roku to nie tylko dbałość o infrastrukturę obiektu i logistykę, ale także odpowiedzialność za efektywność procesów, oszczędności i dobro pracowników. W obliczu współczesnych wyzwań gospodarczych i ekologicznych, istotne jest podejmowanie świadomych decyzji, które mają pozytywny wpływ zarówno na kondycję finansową firmy, jak i na środowisko naturalne. Na szczęście w tych wyzwaniach office managerów i inne osoby odpowiedzialne za zarządzanie firmą wspierają specjaliści zewnętrzni, np. firmy sprzątające czy przeprowadzkowe.

Pobierz raport i twórz ekologiczne i ekonomiczne biuro