Każdy Office Manager doskonale wie, że codzienna praca w administracji to nieustanne wyzwania, jednak prawdziwym sprawdzianem kompetencji jest samodzielna organizacja eventu wewnętrznego. Na osobie zajmującej się takimi eventami spoczywa wtedy pełna odpowiedzialność za logistykę, atmosferę oraz techniczne dopięcie każdego szczegółu imprezy firmowej. Choć obowiązki bywają przytłaczające, to udane wydarzenia dają ogromną satysfakcję z dobrze wykonanego zadania!
Dlaczego wewnętrzne eventy to królestwo dla Office Managera?
Wydarzenia wewnętrzne rządzą się innymi prawami niż te zewnętrzne, ale to one budują unikalną kulturę organizacji i integrują zespoły w naturalny sposób. Office Managerowie mają przewagę, ponieważ znają pracowników i wiedzą, co sprawi im największą radość podczas wspólnego spotkania. To oni są organizatorami tych procesów, a sukces przedsięwzięcia zależy w dużej mierze od ich zaangażowania i przewidywania potrzeb.
Istnieje grupa na FB, gdzie doświadczeni office managerowie dzielą się swoimi doświadczeniami z innymi pracownikami administracyjnymi. To przyjazna przestrzeń, w której liczy się absolutnie każdy głos – niezależnie od stażu czy funkcji pełnionej w dziale administracji. Można zadać pytanie, podzielić się swoim sposobem działania i poznać odmienne punkty widzenia. Warto dołączyć do opisywanej grupy i przekonać się, jak wiele każdy z pracowników administracyjnych może wnieść do tej społeczności – znajdziesz ją tutaj:
grupa Fresh Office Manager na Facebooku.
Błąd nr 1: Event bez planu – dlaczego „jakoś to będzie” nie działa w organizacji eventu?
Wielu osobom wydaje się, że to, co zabija spontaniczność to szczegółowa organizacja. Plan w rzeczywistości, jako solidna struktura, daje przestrzeń na kreatywność. Brak spisanego planu to proszenie się o kłopoty i stres, który paraliżuje działania w najważniejszych momentach trwania wydarzenia. Więcej o unikaniu takich pułapek można dowiedzieć się z
kanału Fresh Office Manager, gdzie omawiane są biurowe realia. Profesjonalna agenda wydarzenia pozwala przewidzieć zagrożenia i przygotować się na nie mentalnie. Organizacja eventów bez harmonogramu to jak podróż bez mapy, gdzie każde nieprzewidziane zdarzenie urasta do rangi katastrofy.
Wykres Gantta i planowanie wsteczne w pracy Office Managera – definicje i zastosowanie
Aby organizacja eventu przebiegła wzorowo, warto skorzystać z wykresu Gantta – diagramu/grafu, który dzieli projekt na zadania i rozplanowuje je w czasie (pomaga tym samym uniknąć spiętrzeń obowiązków). Drugą świetną techniką jest planowanie wsteczne, polegające na wyobrażeniu sobie finału imprezy i cofaniu się krok po kroku do początku. Jednym z najistotniejszych elementów takiego planowania jest znalezienie właściwego miejsca. Jeśli planowane są np. warsztaty, trzeba najpierw ustalić, czy dostępna jest salka konferencyjna, która pomieści wszystkich chętnych uczestników. Dopiero mając wizję przebiegu całego wydarzenia, można rzetelnie określić, jakie zasoby są niezbędne na wcześniejszych etapach pracy projektowej. Te metody to fundament pracy project managera, którym w trakcie przygotowań staje się każdy z nas. Dzięki nim błędy organizacyjne są zredukowane do absolutnego minimum.
„Plan w głowie to nie plan” – narzędzia (Excel, Notion i checklisty), które ratują nas w dniu eventu
Pamięć bywa zawodna w stresie, dlatego każdy plan imprezy musi być zapisany w Excelu, Notion lub na liście zadań. Tylko utrwalony harmonogram pozwala na bieżąco monitorować postępy i delegować konkretne zadania innym członkom zespołu.
Warto też wcześniej sprawdzić,
jak zorganizować sprzątanie biura, by uniknąć bałaganu po zakończeniu zabawy. Używanie narzędzi cyfrowych to dowód profesjonalizmu i gwarancja, że żaden szczegół nie umknie naszej uwadze – wszystko to daje dobry plan. Organizacja wymaga systematyczności, a trzymanie wszystkiego w głowie to jedynie zbiór życzeń, a nie strategia. Warto wszystko zapisywać skrupulatnie – dzięki temu unikniemy nieporozumień i chaosu w ostatniej chwili!
Błąd nr 2: Brak realnego budżetu – rozmowa z przełożonym i koszt alternatywny czasu Office Managera
Budżet na wydarzenie często jest narzucony – osoba organizująca event powinna proaktywne przeliczyć koszty przed rozpoczęciem jakichkolwiek prac. Jeśli środki są za małe, należy pokazać przełożonemu koszt alternatywny czasu poświęconego na manualne przygotowania zamiast na inne zadania. Taka rozmowa wymaga odwagi, ale jest konieczna, by kompleksowa obsługa eventów była realizowana na profesjonalnym poziomie. Uświadomienie decydentom realnych kosztów pracy często otwiera drogę do zwiększenia środków na zewnętrznych podwykonawców. Transparentność finansowa buduje zaufanie i pokazuje dojrzałe podejście biznesowe.
Błąd nr 3: Za bardzo się przejmujesz – spokój, perspektywa i proszenie o pomoc podczas eventu
Nadmierny stres i przejmowanie się każdym drobiazgiem to wrogowie dobrego organizatora, ponieważ blokują kreatywność i zawężają pole widzenia. Na eventach warto chodzić powoli, bo spokój osoby odpowiedzialnej za event udziela się innym uczestnikom i buduje atmosferę panowania nad sytuacją. Jeśli sytuacja wymyka się spod kontroli, nie należy się bać proszenia o pomoc. To lepsze niż próba naprawy wszystko samodzielnie. Organizacja eventu to praca zespołowa – nie trzeba być w każdym miejscu sali. Zachowanie zimnej krwi w kryzysie to najważniejsza umiejętność lidera.
