Certyfikaty i normy w branży sprzątającej (np. ISO 9001) – co oznaczają dla Ciebie jako klienta?

Poszukując biznesowego partnera, możesz zwrócić uwagę na jego doświadczenie, wykorzystywane technologie i wreszcie ceny. Jeżeli jednak planujesz skorzystać z outsourcingu usług sprzątania, to uwzględnij coś jeszcze – certyfikaty, np. ISO 9001 i ISO 14001. Certyfikaty dla firm potwierdzają profesjonalizm i wysoką jakość świadczonych usług. Jeżeli zastanawiasz się, co zyskasz, nawiązując współpracę z firmą posiadającą certyfikat, poniższy poradnik jest dla Ciebie.

Gwarancja jakości czy tylko marketing? Czym naprawdę są certyfikaty w usługach sprzątających

Certyfikaty posiadane przez niektóre firmy sprzątające, w tym Fresh Office, to zdecydowanie coś więcej niż tylko kwestia marketingu. Dokumenty te stanowią dowód zaangażowania, odpowiedzialności i rzetelności – mogą potwierdzać m.in. wykorzystywanie środków czyszczących przyjaznych środowisku czy wdrożenie skutecznego systemu zarządzania jakością, który ma odzwierciedlenie w jakości świadczonych usług.

Lista certyfikatów, jakie może posiadać firma świadcząca usługi sprzątania, jest długa – przykładami są normy ISO (ISO 9001, ISO 14001) czy certyfikat Ecolabel. Ich liczba nie ma jednak większego znaczenia – dużo ważniejsze jest to, czy są to certyfikaty rozpoznawalne, wydawane wyłącznie przez akredytowane niezależne jednostki i przyznawane jedynie na pewien okres. Ostatni punkt jest szczególnie istotny – utrzymanie certyfikatu powinno być uzależnione od cyklicznego poddawania się kolejnym audytom.

Przeczytaj również: Jak zorganizować sprzątanie biura przed przeniesieniem do nowej lokalizacji?

ISO 9001: System Zarządzania Jakością – co to oznacza w praktyce dla czystości Twojego biura?

Do rozpoznawalnych certyfikatów, o które występują firmy z różnych branż (w tym usług sprzątania), zalicza się norma ISO 9001. Co to jest ISO 9001? Aby odpowiedzieć na to pytanie, trzeba zacząć od samego ISO.

Co to jest ISO (International Organization for Standardization)? To Międzynarodowa Organizacja Normalizacyjna o długiej historii, która opracowuje normy ISO. Jedną z nich jest właśnie ISO 9001 – norma zarządzania jakością. Jeżeli firma świadcząca usługi sprzątania przestrzega normy ISO 9001, to dla jej biznesowych partnerów oznacza to konkretne korzyści. Oto kilka przykładów:

• Wysoka jakość. Nie ma obawy, że pracownik uszkodzi sprzątaną powierzchnię. ISO 9001 zakłada przeszkolenie pracowników z używania środków czyszczących oraz urządzeń i mechaniki sprzątania przed dopuszczeniem ich do pracy. Wszystko po to, aby zapewnić oczekiwany przez klienta poziom usług.
• Pełna orientacja na klienta. Przykłady? Firma świadcząca usługi sprzątania słucha klientów. Aby zagwarantować klientowi satysfakcję, firma świadcząca usługi sprzątania może choćby wdrożyć system informacji zwrotnej – w ten sposób ma szansę dowiedzieć się, co może poprawić.
• Stała jakość, gdyż tego oczekuje zarówno klient instytucjonalny, jak i klient indywidualny. ISO 9001 oznacza, że pracownicy pracują na podstawie ustalonych procedur, a to z kolei eliminuje sytuacje, w których podczas sprzątania zostanie pominięty jeden z gabinetów czy biurko w przestrzeni open space.

ISO 14001: Odpowiedzialność za środowisko – gwarancja ekologicznego podejścia

W branży usług sprzątania istotną rolę odgrywa też inna norma ISO – ISO 14001. Co to ISO 14001? Wskazówką są kryteria, jakie określa ta norma – mowa o kryteriach systemu zarządzania środowiskowego. Posiadanie certyfikatu potwierdzającego zgodność z ISO 14001 oznacza, że firma świadcząca usługi sprzątania podejmuje działania mające na celu zminimalizowanie jej wpływu na środowisko.

Norma ISO 14001 jest szczególnie istotna, gdy chodzi o sprzątanie biurowców klasy A. Nie jest to przypadkiem – to właśnie takie biurowce na swoje siedziby wybierają przedsiębiorstwa, które zwracają szczególną uwagę na swój wizerunek. Nawiązanie współpracy z firmą oferującą usługi sprzątania, która posiada certyfikat ISO 14001, jest potwierdzeniem, że organizacja zwraca uwagę na kwestie środowiskowe. ISO 14001 oznacza:

• Ograniczenie zużycia zasobów. Punkt ten może być realizowany np. poprzez używanie sprzętu, który zużywa mniej wody czy energii elektrycznej niż tradycyjne urządzenia.
• Sprzątanie z wykorzystaniem profesjonalnych ekologicznych środków czystości. A zatem takich, które nie mają negatywnego wpływu na środowisko. Takie środki działają w zimnej wodzie, a to z kolei przyczynia się do redukcji śladu węglowego.
• Wykorzystywanie systemu dozowania. Pozwala to na efektywne wykorzystanie stosowanej podczas sprzątania chemii.
• Zminimalizowanie ilości odpadów. Wdrożenie ISO 14001 oznacza mniej odpadów. Jest to związane z tym, że tam, gdzie to możliwe, firma świadcząca usługi sprzątania wykorzystuje np. produkty wielorazowe zamiast jednorazowych.

Jak certyfikat wpływa na bezpieczeństwo Twojej firmy i pracowników?

Wdrożenie ISO 9001 i ISO 14001 daje pewność, że firma świadcząca usługi sprzątania działa efektywnie i jednocześnie tworzy bezpieczne środowisko pracy – zarówno dla pracowników, jak i zwierząt (przykładem może być coraz popularniejszy pies w biurze). W jaki sposób? Nie stosując choćby toksycznych środków czystości, które mogłyby powodować podrażnienia i alergie, a niekiedy być również przyczyną rozwoju poważnych problemów ze zdrowiem.

Niektóre firmy świadczące usługi sprzątania nie tylko spełniają wymagania ISO 9001, ale również posiadają polisę OC i wychodzą z założenia, że najlepsza jest transparentność. Przykładem jest Fresh Office – polisa tej firmy jest na tyle wysoka (1 mln zł), że mogą zostać z niej zlikwidowane szkody, do których doszłoby podczas sprzątania. Jednocześnie personel sprzątający jest zatrudniony legalnie. Partnerom Fresh Office zapewnia to dodatkowe bezpieczeństwo.

Certyfikaty a cena usługi – dlaczego warto zapłacić za pewność i standard?

Firmy, które – jak Fresh Office – inwestują w certyfikaty, dążą do tego, aby oferować usługi na jak najwyższym poziomie. Ten najwyższy poziom jest w tym przypadku mierzalny – mowa nie tylko o zadowoleniu klienta, ale również zredukowaniu ilości używanych środków chemicznych, wody i energii elektrycznej oraz ograniczeniu liczby odpadów. Czy to oznacza, że cennik firm świadczących usługi sprzątania, które jednocześnie mają certyfikaty, jest dużo wyższy? Niekoniecznie – wiele zależy m.in. od wielkości biura.

Na rynku bez trudu znajdziesz firmy, które – jak Fresh Office – proponują abonamentowe sprzątanie biura. Co to oznacza? Powierzchnia biurowa jest sprzątana cyklicznie, zgodnie z ustalonym harmonogramem (np. codziennie lub raz w tygodniu). Fresh Office zapewnia przy tym dwustopniowy system kontroli – praca zespołu jest nadzorowana przez koordynatora. Dla klientów to gwarancja jakości – biura będą zawsze reprezentacyjne oraz czyste, a zatem bezpieczne dla pracowników i gości.

Na co zwrócić uwagę w ofercie – jak zweryfikować wiarygodność certyfikatu firmy sprzątającej?

Certyfikacja ISO 9001 czy ISO 14001 to oczywiście nie wszystko, co należy mieć na uwadze podczas poszukiwania partnera, który zadba o czystość biura. Ważne jest też, aby potencjalny usługodawca przestrzegał przepisów BHP – personel sprzątający powinien być przeszkolony i wiedzieć, jak korzystać ze środków czystości czy urządzeń. Równie istotna jest wewnętrzna kontrola – koordynator powinien regularnie weryfikować jakość usługi. Dopiero takie połączenie zapewnia, że standard usług będzie naprawdę wysoki.

Przeczytaj również: Sprzątanie biura a zgodność z przepisami BHP

A jak sprawdzić certyfikat ISO 9001 czy ISO 14001? Nic prostszego – wystarczy skontaktować się z jednostką certyfikującą. W ten sposób można potwierdzić, czy certyfikat dla firmy został wydany, a ona rzeczywiście stosuje wysokie standardy obsługi klienta.