Sprzątanie biura a zgodność z przepisami BHP

Zachowanie odpowiednich standardów czystości w miejscu pracy jest nie tylko kwestią estetyki, lecz także, a może przede wszystkim bezpieczeństwa i higieny pracy (BHP w biurze). Znajomość i implementacja tych przepisów ma istotne znaczenie dla zapewnienia bezpiecznych i higienicznych warunki pracy zarówno dla personelu sprzątającego, jak i pracowników biurowych. Warto zatem poświęcić kilka chwil na przypomnienie aspektów prawnych i praktycznych związanych z utrzymaniem czystości w biurach.

Wymogi prawne dotyczące czystości w miejscu pracy

 
Podstawą prawną regulującą kwestie czystości w miejscach pracy jest Kodeks pracy. Należy zwrócić uwagę na dział X Kodeksu pracy a przepisy BHP, który szczegółowo określa obowiązki pracodawcy w zakresie zapewnienia odpowiednich warunków pracy. Zgodnie z art. 207 § 2 KP pracodawca jest zobowiązany chronić zdrowie i życie pracowników w trosce o bezpieczeństwo sprzątania.

Podstawowym aktem wykonawczym, precyzującym wymagania BHP jest tutaj Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 26 września 1997 r. dotyczące ogólnych przepisów BHP (Dz.U. 1997 nr 129 poz. 844 z późn. zm.). Zgodnie z § 17 tego rozporządzenia, pomieszczenia pracy należy utrzymywać w czystości i porządku, a także zabezpieczyć przed zanieczyszczeniami pyłowymi.

Istotne znaczenie mają również przepisy higieniczne zawarte w kolejnym Rozporządzeniu MZ z 30 grudnia 2004 r. Regulują one sposób, w jaki należy wykorzystywać preparaty chemiczne podczas sprzątania, w tym ich przechowywanie, stosowanie oraz utylizację.

Przedsiębiorcy prowadzący firmy sprzątające powinni być świadomi, że nieprzestrzeganie powyższych przepisów może skutkować sankcjami, w tym karami finansowymi nakładanymi przez Państwową Inspekcję Pracy, a w skrajnych przypadkach nawet odpowiedzialnością karną na podstawie art. 283 Kodeksu pracy.

Mając tego świadomość stosunkowo łatwo wyrobić sobie pogląd uzasadniający takie, a nie inne stawki za sprzątanie biur.

Standardy czystości w biurach nie są jednolicie zdefiniowane w przepisach, jednak można wyodrębnić pewne minimalne wymogi sanitarne w biurze, które wynikają z regulacji prawnych.

Obejmują one:

1. Systematyczne usuwanie kurzu i innych zanieczyszczeń z powierzchni biurowych;
2. Dezynfekcję powierzchni często dotykanych (klamki, poręcze, włączniki);
3. Regularne sprzątanie pomieszczeń sanitarnych;
4. Odpowiednie gospodarowanie odpadami;
5. Dbałość o czystość ciągów komunikacyjnych;
6. Stosowanie odpowiednich preparatów chemicznych, które są bezpieczne dla zdrowia pracowników;
7. Zapewnienie odpowiedniej wentylacji pomieszczeń, zwłaszcza podczas stosowania środków chemicznych;
8. Utrzymanie standardów czystości zgodnych z wytycznymi Sanepidu.

]
 

Dokumentacja związana z utrzymaniem czystości w biurze

 
Utrzymanie czystości w przestrzeni biurowej wymaga nie tylko systematycznego wykonywania prac porządkowych, lecz także prowadzenia odpowiedniej dokumentacji. Właściwie sporządzona dokumentacja stanowi dowód na przestrzeganie przez pracodawcę przepisów BHP i może okazać się nieoceniona w przypadku kontroli przez organy nadzoru.

Podstawową dokumentacją związaną z utrzymaniem czystości są harmonogramy sprzątania, które powinny określać:

• Rodzaj wykonywanych czynności;
• Częstotliwość ich wykonywania;
• Osoby odpowiedzialne za realizację zadań;
• Stosowane środki czystości.

Istotnym elementem dokumentacji są również karty charakterystyki substancji niebezpiecznych, wykorzystywanych podczas sprzątania. . Karty te zawierają informacje na temat potencjalnych zagrożeń związanych z używaniem danej substancji oraz instrukcje bezpiecznego stosowania.

Pracodawca jest także zobowiązany do opracowania i wdrożenia procedur dotyczących:

• Postępowania z odpadami;
• Reagowania na wypadki lub awarie (np. rozlanie środka chemicznego);
• Przechowywania i stosowania środków czystości.

Niezbędne jest także prowadzenie rejestru szkoleń pracowników z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy, ze szczególnym uwzględnieniem szkoleń dotyczących bezpiecznego stosowania środków czystości.

Integralną częścią dokumentacji BHP jest ocena ryzyka zawodowego dla stanowisk związanych ze sprzątaniem. Zgodnie z art. 226 Kodeksu pracy, pracodawca jest zobowiązany do informowania pracowników o ryzyku zawodowym związanym z wykonywaną pracą oraz o zasadach ochrony przed ewentualnymi zagrożeniami.

Ocena ryzyka zawodowego dla personelu sprzątającego powinna uwzględniać:

• Zagrożenia związane z używaniem środków chemicznych;
• Ryzyko poślizgnięć i upadków;
• Obciążenia układu mięśniowo-szkieletowego;
• Kontakt z odpadami i potencjalnymi czynnikami biologicznymi.

Na podstawie przeprowadzonej oceny ryzyka pracodawca powinien opracować instrukcje bezpiecznej pracy, które będą stanowić wskazówki dla pracowników, jak wykonywać obowiązki z zachowaniem zasad bezpieczeństwa.

Oznaczenia i zabezpieczenia podczas sprzątania

 
Odpowiednie oznakowanie i zabezpieczenie obszarów, gdzie prowadzone są prace porządkowe, stanowi jeden z elementów zapewnienia bezpieczeństwa sprzątania wynikający z § 4 Rozporządzenia w sprawie ogólnych przepisów BHP. Czytamy w nim, że pracodawca jest zobowiązany do zapewnienia organizacji pracy i stanowisk pracy w sposób zabezpieczający pracowników przed zagrożeniami wypadkowymi.

W praktyce oznacza to konieczność stosowania:

1. Tablic ostrzegawczych informujących o mokrej powierzchni;
2. Barier czasowo wygradzających obszar sprzątania;
3. Oznakowania miejsc składowania środków czystości;
4. Piktogramów informujących o zagrożeniach.

Ponadto, w trakcie prowadzenia prac porządkowych należy zwrócić szczególną uwagę na:

• Zabezpieczenie urządzeń elektrycznych przed kontaktem z wodą;
• Ochronę dokumentów i materiałów biurowych przed przypadkowym uszkodzeniem;
• Zabezpieczenie sprzętu elektronicznego przed działaniem środków czystości.

Szkolenia personelu sprzątającego z zakresu BHP

 
Szkolenie personelu sprzątającego z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy stanowi jeden z fundamentalnych obowiązków pracodawcy. Zgodnie z art. 237 § 1 Kodeksu pracy, pracodawca nie może dopuścić do pracy pracownika, który nie posiada odpowiednich kwalifikacji lub potrzebnych umiejętności, a także dostatecznej znajomości przepisów oraz zasad BHP.

Szkolenia BHP dla personelu sprzątającego powinny być przeprowadzane w dwóch formach:

1. Szkolenie wstępne – realizowane przed dopuszczeniem pracownika do wykonywania pracy;
2. Szkolenia okresowe – przeprowadzane w trakcie zatrudnienia w regularnych odstępach czasu.

Tematyka szkoleń powinna obejmować:

• Podstawowe przepisy BHP w zakresie utrzymania czystości;
• Zasady bezpiecznego stosowania środków czystości;
• Procedury postępowania w sytuacjach awaryjnych;
• Ergonomię pracy przy czynnościach sprzątających;
• Zasady stosowania środków ochrony indywidualnej.

Szczególnie istotne jest przekazanie personelowi sprzątającemu wiedzy na temat bezpiecznego stosowania preparatów chemicznych, które mogą stwarzać zagrożenie dla zdrowia.

Dokumentacja szkoleń powinna zawierać:

• Program szkolenia;
• Listę obecności uczestników;
• Wyniki egzaminu sprawdzającego wiedzę (jeśli był przeprowadzany);
• Zaświadczenia o ukończeniu szkolenia.

Warto zaznaczyć, że zgodnie z § 16 wzmiankowanego Rozporządzenia Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 27 lipca 2004 r. w sprawie szkolenia w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy, pracodawca jest zobowiązany przechowywać dokumentację dotyczącą szkoleń przez okres 5 lat.
 

Kontrole i inspekcje sanitarne – jak się przygotować

 
Kontrole przeprowadzane przez organy nadzoru, takie jak Państwowa Inspekcja Pracy czy Państwowa Inspekcja Sanitarna, stanowią istotny element weryfikacji przestrzegania przepisów higienicznych w miejscu pracy.

Aby odpowiednio przygotować się do takich kontroli, pracodawca powinien:

1. Regularnie przeprowadzać wewnętrzne audyty stanu sanitarnego pomieszczeń;
2. Utrzymywać dokumentację BHP w należytym porządku i aktualności;
3. Zapewnić, że personel jest świadomy procedur i przepisów sanitarnych;
4. Weryfikować, czy środki czystości są właściwie przechowywane i oznakowane;

Podczas kontroli inspektorzy zwracają baczną uwagę na:

• Stan sanitarny pomieszczeń pracy;
• Dostępność i aktualność dokumentacji;
• Wyposażenie pracowników w środki ochrony indywidualnej;
• Przestrzeganie procedur związanych z używaniem środków chemicznych.

Wypada dodać, że zgodnie z art. 304 Kodeksu pracy, pracodawca jest zobowiązany zapewnić bezpieczne i higieniczne warunki pracy nie tylko pracownikom, lecz również osobom wykonującym pracę na innej podstawie niż stosunek pracy. Ma to szczególne znaczenie w przypadku firm korzystających z usług zewnętrznych firm sprzątających.

Aby ułatwić przygotowanie do kontroli sanitarnej, warto skorzystać z poniższej listy sprawdzającej:

1. Weryfikacja aktualności dokumentacji;
2. Sprawdzenie stanu sanitarnego;
3. Kontrola środków bezpieczeństwa.

Odpowiedzialność pracodawcy za zapewnienie czystego miejsca pracy

  
Obowiązki pracodawcy w zakresie zapewnienia czystego miejsca pracy są określone w licznych aktach prawnych, z których najważniejszym jest Kodeks pracy. Zgodnie z art. 207 § 2 tego aktu, pracodawca jest zobowiązany chronić zdrowie i życie pracowników poprzez zapewnienie bezpiecznych i higienicznych warunków pracy.

W kontekście utrzymania czystości, obowiązki te obejmują:

1. Organizację miejsca pracy zgodnie z przepisami BHP;
2. Zapewnienie systematycznego sprzątania pomieszczeń;
3. Dostarczenie odpowiednich środków czystości i dezynfekcji;
4. Nadzór nad przestrzeganiem procedur higienicznych.

Warto zaznaczyć, że odpowiedzialność pracodawcy, rozciąga się również na podwykonawców wykonujących abonamentowe sprzątanie biura. Innymi słowy, nawet jeśli pracodawca korzysta z zewnętrznej firmy sprzątającej, nie zwalnia go to z obowiązku zapewnienia, że usługi te są świadczone zgodnie z przepisami BHP.

W przypadku zaniedbań w tym zakresie pracodawca może ponosić odpowiedzialność:

• Administracyjną – na podstawie art. 283 Kodeksu pracy (kara grzywny);
• Cywilną – odszkodowania za szkody poniesione przez pracowników;
• W skrajnych przypadkach nawet karną – jeśli zaniedbania doprowadziły do ciężkiego uszczerbku na zdrowiu lub śmierci pracownika.

Warto podkreślić, że inwestycja w utrzymanie wysokich standardów czystości oraz przestrzeganie wymagań BHP przynosi wymierne korzyści w postaci zwiększenia bezpieczeństwa pracowników, zmniejszenia absencji chorobowej oraz budowania pozytywnego wizerunku firmy.