Firmy decydują się na zmianę dostawcy usług porządkowych z różnych powodów. Zmiana lokalizacji, podwyżka cen, niezadowolenie z jakości usług, konflikty personalne. Być może Twoje potrzeby wzrosły i obecna firma sprzątająca nie może sprostać potrzebom…
Potrzebujesz profesjonalnych środków i sprzętu, a obecna firma Ci tego nie dostarcza? Nie wahaj się zmienić operatora, to łatwiejsze niż myślisz. Bez względu na przyczynę, jeśli jakość pozostawia wiele do życzenia, a Twoje audyty sprzątania wskazują na zaniedbania, lepiej wydasz swoje pieniądze gdzie indziej.
Jak podejść do zmiany firmy sprzątającej?
Kiedy decydujesz się na zmianę firmy sprzątającej, z pewnością liczyć na płynne i opłacalne przejście. Zmiana usługi sprzątania będzie zależeć od warunków aktualnej umowy, pilności zmiany oraz dostępności zaufanych wykonawców w Twojej okolicy. Jeśli Twoja obecna umowa na sprzątanie zbliża się do końca, zmiana dostawcy będzie naturalną konsekwencją. Jeśli chcesz rozwiązać umowę na sprzątanie przed jej zakończeniem, musisz podjąć odpowiednie kroki. Większość umów na sprzątanie zawiera klauzulę wypowiedzenia — zapoznaj się z nią. Podpisywana umowa powinna zawierać adnotację o warunkach zerwania umowy bez okresu wypowiedzenia w związku ze skargami / reklamacjami, co do jakości usługi. Każda umowa powinna zawierać okoliczności, w których można wypowiedzieć umowę.
Bądź profesjonalny!
Zanim podejmiesz decyzję o rozwiązaniu umowy na sprzątanie, poświęć trochę czasu na skontaktowanie się z innymi lokalnymi komercyjnymi usługami sprzątania. Większość chętnie udzieli bezpłatnej, osobistej konsultacji dotyczącej Twoich potrzeb związanych ze sprzątaniem. Umożliwi to porównanie kosztów i umów. Możesz również określić, czy nowy wykonawca będzie w stanie rozwiązać problemy, które miałeś podczas poprzedniej usługi sprzątania.
Przy zmianie firmy sprzątającej ważna jest klarowna i pełna szacunku komunikacja. Przygotuj profesjonalne pismo o rozwiązaniu umowy, przejrzyj powody swojej zmiany i upewnij się, że wszystkie daty i szczegóły są jasne dla Twojego obecnego dostawcy. Postaraj się jak najlepiej wykorzystać sytuację dla wszystkich zaangażowanych stron. Często jest to niezbędne do płynnego przejścia i może pomóc nowemu dostawcy w szybkim rozpoczęciu pracy.
Miesiąc sprzątania testowego
O sukcesie lub porażce w relacji biznes-kontrahent często decyduje już kilka pierwszych tygodni. Jeśli już w trakcie testowego miesiąca zauważysz nieprawidłowości, przemyśl wybór kolejnego dostawcy. Zwykle firmy, które są pewne swoich usług, oferują sprzątanie testowe. Taka usługa polega na tym, że nie podpisujesz wiążącej umowy i możesz przez miesiąc przetestować, jak działa ekipa sprzątająca. Zweryfikujesz czy personel radzi sobie z Twoim obiektem i po 4 tygodniach zdecydować, czy chcesz na stałe związać się z firmą w ramach sprzątania abonamentowego.
Precyzuj swoje oczekiwania
Oczywiście jest tak, że pierwsze dni upływają na budowaniu relacji, wdrażaniu personelu sprzątającego i weryfikowaniu realiów danego obiektu. Personel sprzątający uczy się przestrzeni, jest szkolony z newralgicznych punktów i z czasem dochodzi do perfekcji w sprzątaniu. Inaczej sprząta się powierzchnie biurowe, inaczej placówki medyczne czy przestrzenie magazynowe. Przy profesjonalnym sprzątaniu szkolenia i instrukcje dla personelu są kluczem do efektywnego dostarczenia usługi. Ważna jest także relacja koordynatora z office managerem czy kierownikiem danego obiektu. Lekceważenie dobrej obsługi klienta lub nieinformowanie Cię o ważnych sprawach, takich jak zmiany personelu, jest poważnym sygnałem ostrzegawczym. Jeśli musisz czekać kilka dni, aż ktoś odpowie na Twój e-mail, jasne jest, że Twoja firma nie jest priorytetem dla firmy sprzątającej.
Przy zmianie firmy sprzątającej zwróć uwagę na kilka aspektów:
- Czy Twoja nowa firma sprzątająca jest ubezpieczona? Jak wysoka jest Polisa OC?
- Czy firma podpisuje umowy NDA
- Czy firma jest elastyczna pod względem godzin pracy? Czy serwis wieczorny jest oferowany?
- Jaki jest rzeczywisty koszt usługi? Czy firma wystawia faktury VAT
Odpowiednie warunki pracy Pań sprzątających
Zwróć uwagę, jak zarządcy firmy sprzątającej dbają o pracowników pierwszej linii. Czy firma zapewnia odpowiednie warunki pracy? Współpracuj wyłącznie z legalnie zatrudnionym personelem. Jednym z głównych kluczowych elementów zwiększających wartość personelu sprzątającego jest ocena wymagań szkoleniowych pracowników. Poprzez właściwą ocenę i dobrze opracowany program szkoleniowy dostawca może poprawić umiejętności pracowników sprzątających, zwiększając ich zaufanie i wydajność. Odpowiednie szkolenie, motywacja i ocena mają kluczowe znaczenie dla osiągnięcia oczekiwanych standardów sprzątania. Nowy dostawca powinien posiadać siatkę legalnie zatrudnionego i wyszkolonego personelu, tak aby zapewnić zastępstwo w sytuacji urlopów czy zwolnień chorobowych.
Sprawdź opinie i referencje
Poszukiwanie dostawcy usług sprzątających może być często trudnym zadaniem. Sektor czyszczenia komercyjnego jest niezwykle konkurencyjnym rynkiem i istnieją setki dostawców. Przed zmianą sprawdź opinie!
Zobacz, co o Fresh Facility mówią klienci:
Współpraca z firmą Fresh Office Poland Sp. z o.o. układa się bardzo pomyślnie już od pierwszego spotkania, na którym szczegółowo omówione zostały nasze oczekiwania w zakresie dostarczanych usług. Na szczególną uwagę zasługuje zaangażowanie koordynatora obiektu, który niezwłocznie reaguje na potrzeby i zapewnia najwyższa jakość świadczonych usług. W kierunku Pani Kasi i jej zespołu, który dba o nasze biuro każdego dnia, kieruję szczere wyrazy wdzięczności.
Marlena Krzysik Dyrektor HR BlackStones Przeczytaj więcej opinii ↠ Referencje Fresh Facility |
Przygotuj się do rozmowy z nową firmą
Jasno określ zadania, powiedz, czego oczekujesz i jakie są twoje priorytety. Profesjonalne firmy są w stanie wykonać wiele w ramach usług dodatkowych: pranie wykładzin, mycie okien wodą demineralizowaną, usługa concierge, florystyka, ozonowanie, sprzątanie terenów zielonych - możesz liczyć na wsparcie koordynatora, który znajdzie odpowiednie rozwiązanie na potrzeby danego obiektu. Zaznacz, jakiego zachowania oczekujesz od personelu sprzątającego, jak ważny jest dress code, jak powinien wyglądać idealny harmonogram. Bądź precyzyjny w swoich instrukcjach, a zwiększysz prawdopodobieństwo, że otrzymasz usługę sprzątania, którą naprawdę potrzebujesz.
Przed wyceną przygotuj kluczowe informacje i dane techniczne takie jak: powierzchnia w m2, ilość pomieszczeń, ilość sanitariatów, ilość przeszkleń, specyfikę materiałów na obiekcie, dni tygodnia, w których ma być realizowana usługa i planowaną datę startu usługi.
Podsumowując, przy zmianie dostawcy usług sprzątania należy wziąć pod uwagę wiele czynników. Ważne jest, aby jasno określić powody, dla których chcesz zmienić firmę sprzątającą. Znaczące ulepszenia pojawiają się tylko wtedy, gdy sprecyzujesz oczekiwania.