Firma sprzątająca a RODO?

Czy trzeba podpisać umowę powierzenia?

firma sprzątająca a RODO

Kwestie związane z ochroną danych osobowych wzbudzają emocje, od kiedy ustawa o RODO weszła w życie. Choć miało to miejsce przed laty, to jednak nadal niektóre zapisy wzbudzają kontrowersje. Jednym z nich jest konieczność podpisywania umowy powierzenia. Czym ona jest? Kiedy znajduje zastosowanie? I czy trzeba podpisać ją przy zatrudnianiu firmy sprzątającej z zewnątrz? Wyjaśniamy!  

 

Czym jest przetwarzanie danych osobowych i kiedy do niego dochodzi?

 

Celem jak najlepszego zrozumienia, czym jest przetwarzanie danych osobowych, warto zacząć od zinterpretowania definicji z ustawy o RODO. Artykuł 2, punkt 2 mówi: „Przetwarzanie” oznacza operację lub zestaw operacji wykonywanych na danych osobowych lub zestawach danych osobowych w sposób zautomatyzowany lub niezautomatyzowany, taką jak zbieranie, utrwalanie, organizowanie, porządkowanie, przechowywanie, adaptowanie lub modyfikowanie, pobieranie, przeglądanie, wykorzystywanie, ujawnianie poprzez przesłanie, rozpowszechnianie lub innego rodzaju udostępnianie, dopasowywanie lub łączenie, ograniczanie, usuwanie lub niszczenie;

Czy w świetle tych przepisów firma sprzątająca jest zobowiązania do podpisania umowy powierzenia? W pierwszej chwili możemy intuicyjnie odpowiedzieć, że nie. Jednak po namyśle dojdziemy do wniosku, że poruszając się w przestrzeni biurowej pracownicy zewnętrzni mogą mieć dostęp do dokumentów poufnych, danych osobowych klientów itd. Nie podlega wątpliwości, że tak jest, zwłaszcza gdy jednym z ich obowiązków jest też segregowanie czy niszczenie dokumentów.

 

 

 

Czym jest i kiedy trzeba podpisać umowę powierzenia?

 

Umowa powierzenia jest zawierana między dwoma stronami – administratorem danych oraz podmiotem, który je przetwarza. W sytuacji, w której trzeba uregulować i sformalizować relację powierzenia, podpisuje się rzeczoną umowę, aby nie naruszać RODO ani nie narażać się na kary pieniężne z tego tytułu.

Przykładowy formularz umowy powierzenia można pobrać ze strony rządowej: https://www.gov.pl/attachment/de28f537-d044-49d3-99a9-eb85ea6c18b6 

 

Czy z firmą sprzątającą trzeba podpisać umowę powierzenia?

 

Czy sam dostęp (potencjalny) do danych wrażliwych jest powodem, dla którego firma sprzątająca musi podpisać umowę powierzenia? Podsumowując wszystkie powyższe informacje – nie musimy podpisywać umowy powierzenia z zewnętrzną firmą sprzątającą. Taka umowa ma uzasadnienie jedynie wtedy, gdy upoważniamy współpracujących z nami specjalistów, podwykonawców do przetwarzania danych osobowych innych osób. Tutaj nie ma takiej sytuacji.

Nawet, jeżeli w zakresie obowiązków zatrudnionej ekipy leży niszczenie czy segregowanie dokumentów, nie jest to sytuacja, w której dochodzi do przetwarzania danych. Jest jednak spora szansa, że pracownicy będą mieli dostęp do danych osobowych, poufnych, stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa. Co wtedy?

 

 

Ochrona danych osobowych – co podpisać z firmą sprzątającą?

 

Trudno całkowicie ustrzec się przed sytuacją, w której firma sprzątająca otrzymuje dostęp (choćby przypadkowo) do danych poufnych przedsiębiorstwa i pracowników. Na wypadek takiego zdarzenia przedsiębiorca powinien się odpowiednio zabezpieczyć. Dobrą praktyką jest:

  • zaznajomienie pracowników ekipy porządkowej z zasadami postępowania z danymi osobowymi,
  • przeprowadzenie szkolenia z tego, jak traktować informacje poufne stanowiące tajemnicę przedsiębiorstwa,
  • przedstawienie pracownikom firmy porządkowej do podpisania oświadczeń o zachowaniu poufności. 

Ochrona danych osobowych i danych stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa to priorytet. Jednak nie każda współpraca z partnerem zewnętrznym wymaga podpisania umowy powierzenia. Takiej konieczności nie ma wtedy, gdy zatrudniasz firmę sprzątającą i zlecasz jej standardowy zakres obowiązków związanych z utrzymaniem czystości w biurze.