Jak dostosować biuro do charakteru organizacji? Praktyczny przewodnik dla Office Managerów

Firmowe biuro jest wizytówką dla każdej organizacji. Powinno odzwierciedlać jej wartości i misję. Wtedy łatwiej zbudować silny zespół, zwiększyć jego zaangażowanie oraz stworzyć przestrzeń sprzyjającą efektywnej pracy. Nie wiesz, jak zaaranżować biuro i dopasować je do stylu pracy firmy? Skorzystaj z naszego poradnika. Przygotowaliśmy kilka wskazówek!

DNA organizacji, czyli misja, wartości i kultura wewnątrzorganizacyjna

 
Te trzy czynniki to fundament, który wpływa na każdy aspekt działania firmy. Mają realny wpływ na to, jak pracownicy czują się w biurze i jak pracują. Staraj się zadbać, aby przestrzeń była spójna z tożsamością firmy. To jednak nie wszystko. W praktyce przestrzeń biura powinna sprzyjać produktywności. Jeśli do tego jest estetyczna – masz przepis na sukces.

A więc dlaczego określenie celów, misji i wartości jest ważne? Chociażby ze względu na fakt, że...

• biuro odzwierciedlające wartości firmy buduje zaufanie i lojalność zespołu;
• przemyślana przestrzeń wspiera kulturę współpracy lub indywidualnej pracy – w zależności od potrzeb;
• design zgodny z misją firmy ułatwia onboarding i integrację nowych pracowników;
• estetyka i układ wnętrz mogą wzmacniać poczucie sensu i przynależności do organizacji.

W momencie planowania adaptacji biura do potrzeb kultury organizacyjnej firmy, uwzględniaj kolorystykę, kształty, ustalaj z góry motywy przewodnie i stawiaj na praktyczność oraz funkcjonalność.

Skorzystaj z naszego poradnika: Biuro w małej firmie – jak urządzić?
 

Jak przeanalizować potrzeby zespołu? Podstawa, aby stworzyć przyjazną aranżację biura!

 
Kultura organizacyjna biura dotyczy nie tylko tego, w jakim stylu zostały zaaranżowane przestrzenie biurowe, ale też sposobu rozmieszczenia poszczególnych elementów wyposażenia w przestrzeni.

Już na etapie projektowania biura powinieneś zacząć od ustalenia potrzeb swoich pracowników. Możesz przeprowadzić ankietę wśród zatrudnionych osób (może być anonimowa), w której zapytasz...

1. W jaki sposób najbardziej lubisz pracować – w zespole czy przy własnym biurku?
2. Czy lubisz ciszę, porządek i minimalizm w miejscu pracy?
3. Jakie akcesoria biurowe Twoim zdaniem usprawnią codzienną pracę?
4. Jaka kolorystyka biura korzystnie wpływa na Twój nastrój?

To proste, ale bardzo ważne pytania, które powinieneś zadać w momencie planowania adaptacji biura pod potrzeby pracowników. Tylko w ten sposób precyzyjnie ocenisz, czego potrzebują pracownicy.

Masz naprawdę dobry pomysł na wystrój biura zgodny z kulturą organizacyjną marki? W takim razie będziesz w stanie stworzyć przestrzeń, która będzie korzystnie wpływać na nastrój wszystkich osób przebywających w firmowym biurze.
 

Jak przestrzeń biurowa wpływa na produktywność zespołów?

 
Gdy stawiasz na minimalizm w przestrzeni biurowej, możesz realnie poprawić efektywność pracy zespołowej. Jeśli na stanowiskach pracy, a także w przestrzeni open space jest porządek, a każdy przedmiot ma swoje ustalone miejsce... wtedy pracownicy mogą się łatwiej skoncentrować, zmotywować do działania i pracować z zachowaniem pełnego skupienia. Na bieżąco pilnuje tego serwis dzienny w biurze.

Co powinieneś wiedzieć o adaptacji biura? Jeśli chcesz wpłynąć na produktywność przestrzeni biurowej:

• postaraj się zaaranżować biuro tak, aby każde stanowisko miało bezpośredni dostęp do światła dziennego – w ten sposób zredukujesz zmęczenie i poprawisz ogólny nastrój w biurze;
• wycisz miejsca, w których praca wymaga pełnego skupienia – zredukujesz ryzyko popełniania błędów;
• ustaw rośliby doniczkowe tam, gdzie tylko się da – zielone rośliny sprzyjają obniżeniu stresu.

W miarę możliwości utrzymuj porządek w biurze. Możesz do tego wykorzystać wsparcie zewnętrznej ekipy sprzątającej w ramach abonamentowego sprzątania biur. W ten sposób na stanowiskach pracy i w częściach wspólnych biura zawsze będzie czysto, a to podstawa dla efektywnej pracy.

Elastyczność i skalowalność jako podstawa do przygotowania biura na rozwój przedsiębiorstwa

 
Elastyczna przestrzeń biurowa to taka, którą da się łatwo zaadaptować do potrzeb pracowników. Co to znaczy? Otóż możesz zainwestować w elektryczne biurka z regulowaną wysokością blatu albo stworzyć tzw. hot desk, czyli biurka, które mogą zmieniać swoje miejsce położenia.

Dowiedz się więcej: Elastyczne biura – jak funkcjonują?

Powinieneś znać pojęcie flex office, czyli elastycznego modelu pracy i aranżacji biura. W tym modelu nie ma przypisanych na stałe biurek ani stanowisk pracy. Zatrudnione osoby siadają tam, gdzie jest akurat wolne miejsce – o ile nikt inny nie zarezerwował sobie tego miejsca.

W flex office często korzysta się z takich rozwiązań, jak:

• hot desking – rezerwacja biurek na dany dzień lub godzinę;
• ciche strefy do pracy indywidualnej;
• sale spotkań i pokoje kreatywne;
• aplikacje do zarządzania miejscami i rezerwacjami;
• mobilne meble i technologie bezprzewodowe.

Gdy biuro jest elastyczne i skalowalne, możesz działać swobodnie i organizować pracę biura tak, aby na stanowiskach pracy i w częściach wspólnych zawsze panował porządek.
 

Jakie nowe technologie wspierają smart office i umożliwiają stworzenie nowoczesnej aranżacji biura?

 
Nowoczesne biuro to przestrzeń, która reaguje na potrzeby ludzi i oszczędza energię. Przykłady?

Technologia IoT pozwala sterować oświetleniem, temperaturą i dostępem z poziomu aplikacji. To wygodne rozwiązanie, które może wspierać pracowników w codziennej pracy, a także ułatwi utrzymanie komfortowych warunków we wszystkich pomieszczeniach biurowych.

Czy wiesz, że...? Czujniki obecności, inteligentne biurka oraz systemy rezerwacji sal poprawiają organizację i komfort pracy. Takie rozwiązania pomogą Ci stworzyć prawdziwe smart office, które poprawi efektywność pracy zespołowej.

Skorzystaj też z poradnika: Przeprowadzka do nowego biura: wskazówki i porady dla Office Managerów
 

Jakie są najczęściej popełniane błędy w procesie adaptacji biura?

 
Brak analizy potrzeb zespołu prowadzi do nietrafionych decyzji. W efekcie przestrzeń nie spełnia swojej funkcji, a pracownicy nie czują się komfortowo. Częste błędy, których powinieneś unikać w momencie adaptacji biura to:

• brak konsultacji z zespołem i pomijanie ankiet odnośnie do preferencji pracy;
• brak rozwiązań, które poprawiałyby akustykę przestrzeni;
• przesadne nagromadzenie dodatków i dekoracji w biurze;
• sztywne układy stanowisk bez możliwości reorganizacji miejsca.

Dobrze zaprojektowane biuro powinno wspierać pracę, a nie ją utrudniać. Wystarczy kilka nietrafionych decyzji, a wtedy niechcący zmniejszysz efektywność całego zespołu. A więc projektując przestrzeń, skup się na realnych potrzebach, nie tylko estetyce. Wtedy prawdopodobnie uda Ci się zaaranżować biuro dopasowane do charakteru prowadzonej organizacji.