Koordynator usług porządkowych – co robi, czym się zajmuje?

Zastanawiasz się nad rozpoczęciem współpracy z firmą sprzątającą? Być może jedną z wątpliwości jest to, w jaki sposób będzie przebiegała komunikacja między Tobą, a ekipą odpowiadającą za utrzymanie porządku. Obawiasz się, że będziesz musiał samodzielnie koordynować ich pracę i kontrolować jej efekty? Opracowywać grafik, pilnować punktualności? Na szczęście wiele nowoczesnych firm sprzątających realizuje swoją usługę w oparciu o koordynatora, który jest pośrednikiem między zleceniodawcą, a ekipą sprzątającą. Poznaj jego zadania i korzyści ze współpracy.

Współczesne firmy sprzątające mają rozbudowane struktury, w których ważne miejsce zajmuje koordynator, nazywany też kierownikiem regionu bądź kierownikiem kontraktu. Jest to pośrednik między klientem, a podwykonawcami, który czuwa nad prawidłowym przebiegiem całego procesu sprzątania. Jego funkcja jest niezwykle istotna dla utrzymania standardu usług na wysokim poziomie, jak również sprawnego realizowania powierzonych pracownikom zadań. Z dalszej części naszego artykułu dowiesz się:

• kim jest koordynator i jaką funkcję pełni w firmie sprzątającej,
• jakie są wymagania względem koordynatorów w firmach sprzątających,
• kto może zostać koordynatorem w firmie sprzątającej.

Kim jest koordynator w firmie sprzątającej?

Koordynator w firmie sprzątającej to osoba, która nadzoruje pracę ekipy zajmującej się utrzymaniem porządku. W zakresie jego kompetencji leży jednak znacznie więcej czynności. Im bardziej nowoczesna firma, tym większą uwagę zwraca się na postać samego koordynatora. Powinien on być nie tylko osobą do kontaktowania się, ale też wizytówką. Bardzo często osoby zatrudnione na tym stanowisku są odpowiedzialne nie tylko za podtrzymywanie dobrych relacji z klientami, lecz także za rekrutację pracowników. Lista obowiązków jest jednak znacznie dłuższa.

Koordynator to:

• przełożony ekipy porządkowej,
• bezpośrednia osoba do kontaktu, wyznaczona do odpowiadania na pytania i wyjaśniania wątpliwości zleceniodawców,
• opiekun klienta,
• rekruter pracowników do sprzątania,
• nadzorca prac porządkowych,
• kontroler jakości,
• sprzedawca usług – osoba od organizacji usług dodatkowych

Praca koordynatora w praktyce

Koordynator to osoba wyznaczona do kontaktu, dlatego przekazuje on swoje dane kontaktowe Office Managerowi z firmy, która zatrudnia ekipę sprzątającą. W celu zatwierdzenia harmonogramu prac czy raportu na zakończenie miesiąca, kontakt z koordynatorem odbywa się zazwyczaj drogą telefoniczną, ale też mailowo. Na co dzień jednak większość czasu spędza w obiektach oraz w drodze przemieszczając się po swoim regionie.

Koordynator wsparciem Office Managera 

Z jednej strony koordynator czuwa nad pracą zespołu i rozlicza ją z efektów. Z drugiej zaś jest osobą, do której zwracają się osoby zarządzające lub Office Managerowie, jeśli chcą zgłosić uwagi, zasygnalizować potrzeby, poprosić o zmiany w grafiku. Dzięki temu, że otrzymują oni wsparcie od jednego, oddelegowanego do tego specjalisty, czują się oni dobrze „zaopiekowani”, wiedzą, że ich problemy czy sugestie trafiają od razu do właściwej osoby, która odpowiednio na nie zareaguje.

We Fresh Facility nie brakuję przykładów, w których koordynator stawał na wysokości zadania, pomagając Office Managerowi w trudnych momentach. 

Awaria instalacji? Powódź w biurze? To pestka dla naszych koordynatorów. Szybko zlecą zadanie specjaliście czy złotej rączce. Pomogą w naprawie podajnika do mydła czy skontaktują się z administratorem, w celu wyczyszczenia wentylacji. Zdarzają się sytuacje kiedy koordynator pracujący już kilka lat z Office Managerem udziela zwykłej, ludzkiej przysługi na przykład pomocy w zakupach czy doradzi w wyborze środków czystości do domu.

Koordynator również jest wsparciem dla Pań sprzątających. Pomoże w wykonywaniu obowiązków, udzieli rad oraz zmotywuje do działania. 

Oto kilka z wielu opinii w Google, które zbieramy właśnie dzięki “opiece” Koordynatora.

Kto może zostać koordynatorem?

Praca koordynatora jest odpowiedzialna i wymagająca zaangażowania. Z uwagi na powyższe wymagania, nie każdy może objąć to stanowisko. Oprócz konkretnych wymogów, jak np. rodzaj wykształcenia czy posiadane doświadczenie, w równie dużym stopniu liczą się kompetencje miękkie. Wśród nich jest umiejętność nawiązywania i podtrzymywania relacji z klientami, pracowania pod presja czasu, łagodzenia konfliktów w zespole, egzekwowania zadań, wysoka kultura osobista, rozwinięte umiejętności komunikacyjne.

Śmiało można powiedzieć, że stanowisko koordynatora to jedno z najmocniejszych ogniw w firmie sprzątającej. Jest mostem w komunikacji pomiędzy firmą, paniami sprzątającymi, a klientem. Nieocenioną pomocą i fundamentem usługi. Poznaj naszą załogę, zobacz z kim będziesz pracować, kto może wyręczyć Cię w wielu obowiązkach. Sprawdź zakładkę O NAS!