Pandemia, a przynajmniej jej kolejna fala, zdecydowanie chylą się ku końcowi i pozwalają nam wszystkim wziąć głębszy oddech. W wielu miejscach wymuszają też porzucenie home office na rzecz powrotu do biura. Gdy praca zdalna ustępuje miejsca stacjonarnej lub przynajmniej hybrydowej, pojawiają się pytania, jak wygląda postpandemiczna rzeczywistość w biurach. Jak przygotowaliśmy się do powrotu i jakie wyzwania czekają na nas po przejściu przez wahadłowe drzwi biurowca. Czy dobrze zdaliśmy egzamin z bezpieczeństwa i higieny pracy? A może nadal mamy sporo do zrobienia w tym obszarze?
Jako pracodawca możesz zadecydować o tym, że pracownicy wracają do biura. Być może obawiasz się tego momentu, bo spodziewasz się, że zespół po dwóch latach home office przyjmie wiadomość o pracy w biurze z rezerwą, a może nawet jawną niechęcią.
Przygotowanie przestrzeni biurowej dla pracowników
Kiedy liczba zachorowań malała w poprzednich falach pandemii podejmowano już próby przygotowania biur do powrotu pracowników. Nadal jednak sytuacja była na tyle napięta, że przestrzeń biurowa była niemal od linijki mierzona i dzielona na sektory. Odsunięte biurka, ścianki działowe z pleksi, taśma naklejona na posadzkę, dzieląca korytarz na dwie strefy ruchu, niekiedy wyłącznie z użytku zbyt małych pomieszczeń, pilnowanie dystansu i obowiązku zakrywania ust i nosa… okazywało się, że praca w takim otoczeniu była bardziej stresująca i męcząca od pracy z domu. Nic dziwnego, że wielu pracowników na przełomie 2020 i 2021 roku miało opory, żeby wrócić do biura, a jako powód podawali strach o własne zdrowie (może nawet nie tylko fizyczne, co psychiczne).
Dzisiaj, w drugim kwartale 2022 roku jesteśmy już na znacznie innym etapie walki z pandemią. Znoszenie obostrzeń doprowadza do tego, że za moment nawet w pomieszczeniach zamkniętych nie będzie konieczności noszenia maseczek. Czy to jednak powinno uśpić naszą czujność? Jesienią 2021 roku przeprowadzono badanie „Global State of the Consumer Tracker”, w którym wykazano, że 56% zapytanych o powrót do biura przyjęło tę wiadomość z entuzjazmem. Jednak znaczna część osób zapewniła, że bardziej niż wcześniej będzie miało dla niej znaczenie, to, w jakich warunkach pracuje. Czystość stała się zatem niezwykle ważna i na liście pracowniczych priorytetów wyprzedziła nawet wygodne fotele czy nowoczesny sprzęt.
Oczekiwania pracowników po pandemii
W pandemii zaostrzyły się nie tylko wymogi BHP. Zmieniły się także oczekiwania pracowników, którzy bardziej niż kiedykolwiek zaczęli zwracać uwagę na czystość swoich biurowych stanowisk, a także przestrzeganie podstawowych, wcześniej zaniedbywanych zasad higieny. Dla komfortu swoich podwładnych powinieneś więc zadbać o regularne sprzątanie biura. Ale to jeszcze nie wszystko. Można bowiem zauważyć rosnące wymagania, jeśli chodzi o pozapłacowe benefity.
Widać, że pracownicy przewartościowali swoje priorytety i w ślad za praca w czystym miejscu oczekują realnego wsparcia dla swojego zdrowia psychicznego oraz budżetu domowego. Dlatego zapomnij o owocowych czwartkach czy zniżkach na karnety na siłownię. Z badania przeprowadzonego na zlecenie Pyszne.pl wyłaniają się być może zaskakujące wnioski. Nawet 68% badanych wskazało, że jedzenie jest ważnym elementem zadowolenia z pracy, a pracodawca może na to wpłynąć poprzez np. dofinansowanie posiłków czy w ogóle założenie i udostępnieniem zatrudnionym firmowej stołówki. Niesłychanie pomocne w powrocie do biura okazałyby się także żłobki zlokalizowane na terenie placówki czy możliwość otrzymania dopłaty za rezygnację z dojazdów samochodem, aby przesiąść się na rower.
Nowe wyzwania dla Office Managerów
Office Manager to osoba, która jest łącznikiem między Zarządem a pracownikami. To ona w dużej mierze odpowiada za to, jak funkcjonuje postpandemiczne biuro. Jeżeli jesteś zatrudniona na tym stanowisku, to na pewno zdajesz sobie sprawę z tego, że wszystkie oczy są na Ciebie zwrócone. Aby ułatwić pracownikom powrót do pracy stacjonarnej, możesz wdrożyć szereg zmian, procedur czy rozwiązań, które z jednej strony będą zgodnie z aktualnymi przepisami BHP, a z drugiej zapewnią wszystkim poczucie bezpieczeństwa oraz swobodę w podejmowaniu codziennych zadań.
Jak efektywnie zarządzać biurem?
Pamiętaj, że stoją za Tobą statystyki – z badania przeprowadzonego na zlecenie firmy Skanska wynika, że Polacy są najbardziej entuzjastycznie nastawieni do powrotu do biura. Nawet 2/3 badanych wyraziło aprobatę dla pracy stacjonarnej, co czyni nas liderami w Europie Środkowo-Wschodniej!
Twój zespół chętniej wróci do pracy w biurze, gdy będzie miał pewność, że to miejsce jest gotowe, aby go przyjąć. A zapewni to m.in.:
- utrzymanie dystansu – odległość między stanowiskami pracy to nie tylko kwestia higieny. To także potrzeba zapewnienia sobie przestrzeni oraz prywatności, której po powrocie z home office oczekują pracownicy. Zdaje się więc, że otwarte przestrzenie typu open space, odchodzą do lamusa, a ich miejsce coraz częściej będą zastępowały gabinety do pracy kreatywnej oraz „pracy w ciszy”,
- stały dostęp do dobrych jakościowo środków higienicznych, w tym płynów do dezynfekcji,
- zatrudnienie wykwalifikowanej ekipy do sprzątania biura, która będzie miała doświadczenie, wiedzę i niezbędny sprzęt oraz profesjonalną chemię czyszczącą,
- staranne opracowywanie grafika, aby w danym czasie biuro nie było przepełnione – choć nie obowiązują już limity osób przypadających na jeden metr kwadratowy powierzchni, to jednak dla komfortu pracowników i dobra klientów warto zaoferować im nieco więcej przestrzeni,
- przekonanie pracowników do pracy w biurze, ale otwartość na częściowy home office lub wdrożenie modelu hybrydowe – dla chętnych i tam, gdzie jest to możliwe.
Z jednej strony Office Manager przy pomocy firmy sprzątającej dba o przestrzeganie zasad bezpieczeństwa i higieny pracy. Z drugiej zaś strony nie może dopuścić do tego, że wszechobecne nakazy, zakazy i komunikaty będą wywoływały strach czy niepewność. Twoim zadaniem jest wykreowanie komfortowej przestrzeni do realizowania obowiązków zawodowych i utrzymanie najlepszych standardów. Niech motywacją do tego nie będzie pamięć o pandemii, lecz chęć zapewnienia pracownikom poczucia stabilizacji oraz wygody na co dzień.