Obchodzenie się z danymi w biurze to jedna z podstawowych kwestii, które powinien znać każdy pracownik. Przyjrzyjmy się dzisiaj umowie o poufności NDA - czym jest i jak ją skutecznie wdrożyć?
Umowa o poufności NDA – kluczowe aspekty dla bezpieczeństwa danych w biurze
Zacznijmy od tego, czym w ogóle jest NDA. Skrót ten oznacza non disclosure agreement, a więc umowę o zachowaniu poufności. Określa ona zasady dotyczące postępowania z poufnymi informacjami i zobowiązuje do utrzymywania ich w tajemnicy. Wydaje się, że ten aspekt nie jest równie ważny, jak główna umowa, ale nic bardziej mylnego.
Poufność danych i poufność informacji zmusza na przykład do zastosowania systemów zabezpieczeń danych, ale także poinformowaniu pracowników, w jaki sposób dane chronić. To cenna wiedza, która buduje poczucie bezpieczeństwa zarówno samych pracowników, jak i partnerów biznesowych.
A co umowa o poufności NDA powinna zawierać?
Definicję informacji poufnych
Umowa określa, które dane traktowane są jako poufne, na przykład dane biznesowe, związane z marketingiem czy techniczne. Najczęściej w tym obszarze wyróżnia się:
- informacje o klientach
- źródła pozyskiwania klienteli
- metody, jakimi zabezpieczane są dane
- strategię rozwoju firmy
- wszelkie informacje dotyczące pracowników oraz formy ich zatrudnienia
Zakres zobowiązań
Umowa musi dokładnie wskazywać, jakie są zobowiązania obydwu stron. Mają one m.in. nie ujawniać informacji poufnych osobom trzecim oraz chronić je przed osobami niepowołanymi.
Okres obowiązywania umowy NDA
Umowa musi wskazywać czas, jakim objęte są chronione informacje. Może on kończyć się wraz z zakończeniem współpracy, ale może także obowiązywać dłużej.
Konsekwencje naruszenia umowy NDA
Tu może pojawić się zapis o karach umownych za złamanie zapisów umowy. Pamiętajmy, aby nie były one nieproporcjonalnie wysokie, bo sąd może je później obniżyć.
Warunki zakończenia umowy NDA
W umowie należy jasno wskazać, w jaki sposób i kiedy umowa może zostać rozwiązana, ale również wskazać warunki, na jakich dokumenty powinny zostać zniszczone lub zwrócone.
Klauzula poufności dla pracownika – jak ją skutecznie wdrożyć?
Zawarcie umowy o poufności NDA jest ważne nie tylko z powodu konieczności ochrony danych, ale również ze względu na konieczność budowania wzajemnego zaufania. Zwłaszcza, że obecnych czasach wycieki danych mogą mieć poważne skutki.
Jak wobec tego wdrożyć klauzulę poufności? Samo podpisanie umowy nie wystarczy. Dobrą praktyką jest przeprowadzenie rozmowy lub szkolenia z pracownikiem, na której wszystkie zapisy zostaną omówione. Warto zobligować managera lub inną odpowiedzialną osobę do tego, aby czuwała nad zachowaniem poufności danych. Należy również zastanowić się nad zainstalowaniem programów ochronnych w komputerach pracowników, które utrudnią na przykład atak hakerski.
Zachowanie poufności w biurze – podstawowe zasady ochrony danych
Aby zrozumieć podstawowe zasady ochrony danych, można stworzyć check-listę, czy w umowie na pewno zawarto najważniejsze punkty:
- Czy pracownik wie, jakie informacje i dane są przetwarzane w przedsiębiorstwie i uważane za szczególnie poufne?
- Czy pracownik wie, jak chronić dane, oraz w jakich okolicznościach i komu może je przekazywać?
- Czy pracownik wie, co dzieje się w przypadku naruszenia poufności danych?
- Czy pracownik wie, jak zabezpieczać dane na komputerze i do kogo może zwrócić się o ewentualną pomoc?
Poufność danych – najlepsze praktyki w zarządzaniu informacjami w biurze
Współcześnie dane i informacje są rodzajem cennej waluty. Mogą więc stać się celem ataku hakerów lub osób, które będą widziały w tym swój zysk. Aby więc wypracować praktyki w zarządzaniu informacjami w biurze, można pomyśleć o:
- Poinformowaniu pracowników w jakim celu zachowujemy poufność w sprawie danych. Świadomość zagrożeń, a także utraty zaufania partnerów biznesowych będzie ważna.
- Stworzeniu jasnej dla wszystkich strategii zarządzania informacjami. Jeżeli będzie to konieczne, przeprowadź wewnętrzne szkolenie w tym zakresie
- Podnoszeniu kwalifikacje pracowników odnośnie bezpieczeństwa informacji
- Przeprowadzaniu audytów związanych z klauzulą poufności dla pracownika
Jak umowa o poufności NDA wpływa na bezpieczeństwo informacji w firmie?
Przede wszystkim, podpisanie umowy zobowiązuje obie strony do przestrzegania konkretnych przepisów. Strony zdają sobie sprawę, że ich naruszenie może wiązać się z nałożeniem kary finansowej lub innych konsekwencji.
Jednak umowa DNA wiąże się nie tylko z powinnościami, ale buduje poczucie zaufania i bezpieczeństwa. Pracownik zdaje sobie sprawę, że poufność NDA ma w firmie duże znaczenie. To świadczy także o profesjonalizmie firmy - marka godna zaufania będzie miała większe szanse na pozyskanie nowych partnerów biznesowych.
Zawieranie umowy NDA jest popularne i często stosowane w wielu branżach, a zwłaszcza w sektorze technologicznym i IT, w branży farmaceutycznej, usługowej, finansowej i konsultingowej. Śmiało można powiedzieć, że każda firma, która myśli o zawieraniu współprac biznesowych powinna zadbać o NDA, bo to solidna podstawa do ochrony informacji.
