Jak zachęcić pracowników do sprzątania po sobie w biurze?

Czyste i przyjemne biuro zaczyna się od edukacji pracowników, choć niestety wielu przedsiębiorców nie przykłada do tego należytej wagi. Tymczasem jest to ważny element zapewniający wszystkim przyjemne, bezpieczne funkcjonowanie w przestrzeniach wspólnych. Nie wystarczy bowiem zatrudnić personel sprzątający – nawet najlepsza firma nie jest w stanie przez całą dobę czuwać nad czystością poszczególnych stref, szczególnie zaś stanowisk. Dowiedz się, jak motywować pracowników i czy w ogóle dbanie o porządek to także ich odpowiedzialność. 

Szkolenie z BHP – o czystości mówimy od początku

Każdy pracownik zanim podejmie zatrudnienie na przydzielonym mu stanowisku pracy, musi obowiązkowo odbyć szkolenie BHP. Warto o nim wspomnieć z uwagi na fakt, że jednym z modułów programu ramowego są właśnie tematy poruszające znaczenie czystości na stanowisku pracy. Okazuje się, że jest ona bardzo istotna zarówno ze względu na estetykę, jak i bezpieczeństwo, o czym pracownik dowiaduje się najpierw na szkoleniu wstępnym, a potem aktualizuje wiedzę podczas szkoleń okresowych. 

Instruktaż ma na celu przybliżenie pracownikom wiedzy z zakresu ogólnych zasad BHP, a także tych, które obowiązują w konkretnym zakładzie pracy. Ta druga część różni się w zależności od specyfiki przedsiębiorstwa. Może dotyczyć m.in. zasad utrzymania czystości na stanowisku czy dbania o sprzęty, z jakich pracownik korzysta. 

Warto wiedzieć, że w wielu miejscach, nawet w biurach, eksploatacja urządzeń w tym komputerów musi odbywać się zgodnie z zasadami. Prawidłowe dbanie o czystość jest jednym z aspektów pozwalającym uniknąć zagrożenia ze strony czynników chemicznych, fizycznych czy biologicznych.  

Edukacja – podstawa w trosce o czystość

Pracownicy, zwłaszcza Ci o dłuższym stażu pracy mogą mieć pewne złe nawyki, z którymi jako pracodawca czy Office Manager musisz walczyć. Chodzi tu przede wszystkim o brak należytej troski o utrzymanie w czystości swojego stanowiska pracy oraz przestrzeni wspólnych. Najczęstsze argumenty wysuwane w takich okolicznościach to:

• „sprzątanie nie leży w zakresie moich obowiązków”,
• „od sprzątania jest sprzątaczka”,
• „inni tego nie robią (nie sprzątają, nie segregują śmieci) i ja też nie będę”. 

Mogłeś spotkać się też z szeregiem innych argumentów, jak brak czasu czy wiedzy na temat sprzątania. Nie daj się sprowokować! Zamiast tego, zaproponuj swoim pracownikom krótkie, lecz ciekawe szkolenie, podczas którego prowadzący uświadomi im zasady obowiązujące w firmie. Dobrym pomysłem jest opracowanie wspólnego kodeksu i rozwieszenie go w newralgicznych miejscach. No i oczywiście świecenie przykładem – przełożony sam musi przestrzegać tych reguł. 

Warto rozróżnić, co leży w kompetencjach pracownika, a czym zajmuje się firma sprzątająca. Lista zadań po stronie zatrudnionego jest w tym porównaniu bardzo krótka, a zakłada głównie:

• sprzątanie po sobie,
• dbanie o czystość na swoim stanowisku pracy (rozlaną herbatę lepiej od razu wytrzeć niż czekać aż zamieni się w kleistą plamę, papierek po batonie dobrze jest od razu wynieść do kosza, a okruszki z kanapki zgarnąć, nim wbiją się w klawiaturę),
• segregowanie odpadów.

W zależności od tego, jakie oczekiwania ma pracodawca i na jakie ustalenia zgodzą się pracownicy, można jeszcze dodać wkładanie naczyń do zmywarki czy opróżnianie lodówki z przeterminowanych rzeczy.

Na czym polega pozytywne motywowanie?

Czasem sam udział w szkoleniu, edukacja i wdrożenie wspólnych zasad to nadal za mało. Jak zachęcić pracowników, żeby zechcieli ich przestrzegać? Tu zdecydowanie najlepsze będzie motywowanie, ale pozytywne – finansowe lub pozafinansowe. Raczej żaden pracodawca nie zechce dopłacać pracownikowi do pensji za to, że ten pozmywa po sobie kubek. Ale dobrym pomysłem jest np. zorganizowanie konkursu – zdrowa rywalizacji zazwyczaj daje doskonałe efekty. 

Dlatego, nawet pozornie małe gesty czy słowa sprawdzą się, jeśli chcesz motywować pracowników do dbania o czystość w miejscu pracy. Wypróbuj tego:

• Pochwała ustna na forum publicznym – jak często chwalisz swoich pracowników? A jak często robisz to przy wszystkich? No właśnie! 
• Feedback – tzw. informacja zwrotna powinna obowiązywać nie tylko w przypadku popełnienia przez pracownika błędu, ale też wtedy, gdy robi on coś dobrze (w tym wypadku – dba o czystość na stanowisku pracy).
• Możliwość rozwijania kompetencji – oczywiście sam fakt, że pracownik dba o czystość jeszcze nie jest powodem do awansu (chociaż…). Jeżeli jednak widzisz u niego potencjał, bo dba o wspólne mienie, zależy mu na dobru firmy i ma cechy lidera, zastanów się, czy nie chcesz zaprosić go do współtworzenia firmy. 

A jeśli już chodzi o motywatory finansowe, to niech jedną ze składowych premii kwartalnej czy rocznej będą nie tylko wyniki w pracy, ale też zaangażowanie w przestrzeganie kodeksu czystości. 

Jak to wygląda w świetle prawa?

Nierzadko spotykamy się z przekonaniem pracowników co do tego, że sprzątanie nie należy do ich obowiązków. Podjęliśmy próbę ustalenia, czy faktycznie tak jest, a w poszukiwaniu odpowiedzi zajrzeliśmy do obowiązującego obecnie w Polsce Kodeksu Pracy. Jego zapisy jasno mówią o tym, jakie są obowiązki pracodawcy i obowiązki pracownika wynikające z zawiązanej między nimi umowy o świadczenie stosunku pracy. Czego się dowiedzieliśmy?

Zgodnie z art. 207 Kodeksu Pracy To pracodawca odpowiada za przygotowanie stanowiska pracy i utrzymanie go w sprawności technicznej oraz w czystości. Ten sam Kodeks art. 94 pkt 1 mówi też o tym, że pracodawca musi zaznajomić pracownika z zakresem czynności oraz uprawnieniami, jakie zyskuje będąc zatrudnionym na danym stanowisku. Te muszą odpowiadać jego kwalifikacjom, kompetencjom i mieścić się w ustalonych ramach. Jednak pomimo tego, zgodnie z art. 211 pkt 3 pracownik musi:

• dbać o stan maszyn, urządzeń, sprzętów i narzędzi, jakie zostają mu powierzone,
• dbać o porządek i ład w miejscu pracy. 

W praktyce oznacza to, że pracownik musi utrzymywać czystość wokół siebie i na swoim stanowisku przynajmniej w stopniu zapewniającym bezpieczeństwo jemu i jego kolegom. 

Podsumowując: Pracodawca nie może oddelegować pracownika do prac porządkowych (chyba, że ten wyraża na to zgodę lub umowa przewiduje taki zakres obowiązków), ale może wymagać od niego, aby przestrzegał zasad obowiązujących w zakładzie pracy i angażował się w utrzymanie czystości na swoim stanowisku oraz w częściach wspólnych, głównie higieniczno-sanitarnych. Może robić to z wykorzystaniem technik pozytywnej motywacji. Celem jest estetyka środowiska pracy, ale nade wszystko bezpieczeństwo.