7 wskazówek dla Property Managerów

wskazówki dla Property Managerów

Zarządzanie nieruchomościami wymaga wykonywania wielu zadań. Od rozwiązywania problemów najemców, przez negocjowanie umów na wywóz śmieci, utrzymanie terenów zewnętrznych czy usługi sprzątania. Dzięki efektywnemu zarządzaniu nieruchomościami wszystko działa sprawnie, 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu. Jednak czy Property Manager jest w stanie zadbać o wszystko sam? To, co optymalizuje pracę, to wiarygodni partnerzy. Sprawdź 7 wskazówek dotyczących zarządzania nieruchomościami, zyskaj przychylność najemców i dobry wynik finansowy. 

 

Ustaw protokoły i zasady

 

Zarządcy budynków muszą mieć ustalone zasady i protokoły, aby wyeliminować nieporozumienia i potencjalne problemy z najemcami. Wszystkie przepisy dotyczące nieruchomości dla najemców powinny mieć formę pisemną i zostać przekazane przy podpisywaniu umowy najmu. Podobnie ważne jest, aby zarządcy nieruchomości posiadali protokoły na różne sytuacje. Jeśli np. najemca naruszy zasady parkowania, zarządca nieruchomości musi przestrzegać protokołu, takiego jak ostrzeżenie lub holowanie pojazdu.

 

Licz bądź zatrudnij księgowego

 

Utrzymywanie uporządkowanej dokumentacji finansowej jest niezbędne. Dokumenty powinny indeksować kwoty czynszu najemców, wydatków na nieruchomości, płace pracowników, koszt renowacji czy wywozu śmieci. Musisz wiedzieć, jakie pieniądze wpływają do miesięcznego budżetu oraz jaką sumę pochłaniają koszty stałe. Jeśli inne obowiązki zarządcy nieruchomości pochłaniają zbyt wiele czasu, którego brakuje na prowadzenie dokumentacji, rozważ zatrudnienie wykwalifikowanego księgowego. 

 

Outsourcing dla property managerów

 

Delegowanie zadań i zlecanie robót podwykonawcom to znacząca część pracy Property Managerów. Polimeryzacja posadzek, mycie okien, usługi hydrauliczne, pranie dywanów i tapicerek, odśnieżanie, Sprzątanie terenów zewnętrznych, ozonowanie, sprzątanie poremontowe i pobudowlane… w toku codziennego zarządzania nieruchomościami pojawia się miliony spraw do zorganizowania. 

 

Banalne, ale praca zespołowa naprawdę sprawia, że Property Manager ma więcej czasu na budowanie relacji i pozyskiwanie nowych najemców. Jak znaleźć odpowiedniego partnera? Wsparciem może być osoba koordynatora obiektu po stronie firmy sprzątającej. Koordynator odpowiada za utrzymanie porządku w częściach wspólnych budynku, jest w stanie zorganizować wiele usług dodatkowych. Taka osoba nadzoruje bezpośrednio personel sprzątający i pozostaje w bieżącym kontakcie z Property Managerem. Koordynator monitoruje pracę zespołu sprzątającego, bada jakość ich pracy, szkoli i przeprowadza wdrożenia nowych pracowników, dostarcza środki, dba o zaopatrzenie, pełni dodatkową funkcję kontrolną.  

 

Podejmując współpracę z profesjonalną firmą sprzątającą koniecznie, sprawdź, czy posiada ubezpieczenie OC, oraz na jaką kwotę. Wysoka suma ubezpieczenia gwarantuje Ci, że nawet nieprzyjemnych losowych przypadkach (np. uszkodzenie wartościowego sprzętu podczas sprzątania) otrzymasz odpowiednią rekompensatę. Jeżeli zrobi to pracownik zatrudniony bezpośrednio u Ciebie w firmie, uzyskanie rekompensaty z ubezpieczenia nie będzie takie łatwe.

Michał Zawada
CEO Fresh Office 

 

Planuj rutynowe kontrole 

 

Regularne nadzorowanie i fizyczna obecność to ważny aspekt pracy Propery Managera. Elementy do sprawdzenia obejmują między innymi: wszystkie alarmy dymu / ognia, dostęp do drzwi przeciwpożarowych / awaryjnych, systemy HVAC, dach i rury spustowe, okna (sprawdź, czy nie ma pęknięć i problemów z uszczelniaczem). Aby odpowiedzieć na wszelkie pytania, jakie mogą zadać potencjalni najemcy, należy mieć wiedzę na temat poszczególnych nieruchomości, którymi zarządzasz. Poznaj nieruchomość, aby dowiedzieć się o jej wyjątkowych cechach lub niuansach. Pomaga to zapewnić więcej informacji najemcom, pokazuje, że faktycznie postawiłeś stopę na terenie, który nadzorujesz. Znajomość ogólnego obszaru jest również pomocna. Umożliwia to dostarczanie potencjalnym klientom informacji, takich jak dostęp do pobliskich autostrad, centrów handlowych, restauracji itp. Daje to dużą przewagę przy negocjacjach. 

 

Realizując usługę sprzątania w biurowcach, koordynator odwiedza obiekt kilka w miesiącu. W takcie kontroli koordynator sprawdza, czy czynności są wykonywane zgodnie z zakresem, sprawdza stan techniczny sprzętu oraz środki czystości sprawdza również, czy może w czymś pomóc property managerowi, przeprowadza audyt i weryfikuje czy gdzieś potrzebne są naprawy albo gruntowne doczyszczenia.

Anna Gałowicz
Koordynator Operacyjny
Fresh Office 

 

Miej długoterminową strategię i wyznacz cele

 

Byłbyś zaskoczony liczbą zarządców nieruchomości, którzy tego nie robią. Posiadanie długoterminowej strategii i wyznaczanie celów sprawia, że ​​jesteś całkowicie skoncentrowany i zmotywowany. Oto kilka pytań, które należy zadać przed ustaleniem długoterminowej strategii.

 

  • Jak Twoja firma zarządzająca nieruchomościami radziła sobie w zakresie zatrzymywania najemców?
  • Czy istnieją procedury, które można ulepszyć, aby lepiej służyć właścicielom nieruchomości i najemcom?
  • Co można zrobić, aby zmniejszyć wydatki?
  • Czy Twoi najemcy i właściciele nieruchomości są zadowoleni z oferowanych przez Ciebie usług?
  • Jak skuteczny jesteś w pobieraniu czynszów, kaucji i tym podobnych?
  • Czy konsekwentnie pozyskujesz nowych klientów?

 

Aby zmaksymalizować zwrot z inwestycji, ważne jest, aby być na bieżąco z kierunkiem rozwoju rynku wynajmu. Przeprowadzanie corocznych przeglądów czynszu zapewni, że zawsze osiągniesz najlepszą możliwą cenę, a tym samym zwrot z aktywów.

 

Spróbuj najpierw rozwiązać spory bez prawników

 

Wiele sporów najemców można rozwiązać, spotykając się z najemcą i rozwiązując problem. Management wymaga od Ciebie przestrzegania wszystkich protokołów dotyczących nieruchomości, zanim zagrozisz eksmisją i wezwaniem prawnika. W wielu przypadkach problem można rozwiązać nieformalnie. Najczęstsze problemy obejmują naruszenia związane z hałasem, opóźnienia w płatnościach czynszu i niemożność wejścia do lokalu w celu przeprowadzenia naprawy. Nic nie zastąpi dokładnego zrozumienia przepisów dotyczących najmu i nieruchomości od samego początku. Szczegółowo, lecz konkretnie przekazuj wszystkie informacje. Zarówno wynajmujący, z którymi współpracujesz, jak i ich najemcy będą oczekiwać, że będziesz miał odpowiedzi na wiele różnych problemów, od napraw konserwacyjnych po rozstrzyganie sporów i tego, co jest potrzebne do zerwania umowy najmu. Zapoznaj się z najnowszymi informacjami o umowach najmu i zawiadomieniach o eksmisji. Powstrzymaj się od zatrudniania nielicencjonowanych wykonawców do prac elektrycznych i wodno-kanalizacyjnych. Zawsze dokumentuj interakcje z najemcami, to powinno być drugą naturą.

 

Ustal i utrzymuj godziny pracy

 

Może się to wydawać najprostszą ze wszystkich wskazówek dotyczących zarządzania nieruchomością, ale ważne jest, aby Twoi najemcy wiedzieli, kiedy personel biura zarządzającego jest dostępny w sytuacjach innych niż nagłe. Ustalone godziny pracy pozwalają najemcom łatwo skontaktować się z zarządem nieruchomości, gdy potrzebny jest telefon serwisowy, zamiast go odkładać i pozwolić na pogorszenie się problemu w ich lokalu, co może prowadzić do kosztownych napraw. Regularne godziny pracy ułatwiają również przyszłym najemcom przyjście i zapytanie o dostępność wynajmu. 

 

Skuteczne zarządzanie każdą nieruchomością wymaga wiele ciężkiej pracy. Gdy potrzebujesz pomocy w zakresie usług sprzątania lub profesjonalnego czyszczenia dywanów, foteli, posadzek usługi generalnego sprzątania bądź codziennego serwisu sprzątającego zespół Fresh Office jest gotowy poradzić sobie nawet z najtrudniejszym zabrudzeniem. Odświeżymy lokal i przygotujemy go dla kolejnego najemcy. Zostaw nam swój adres email - skontaktujemy się z Tobą! 

 

 


autor: Sabina Drozd

Sales Specialist we Fresh Office odpowiada za pierwszy kontakt z klientami. Słucha ich potrzeb i oczekiwań. Pomaga dobrać odpowiednią usługę.