Przeprowadzka do nowego biura: wskazówki i porady dla Office Managerów

Zmiana lokalizacji firmowego biura to skomplikowane zadanie. Cały proces relokacji przestrzeni pracy firmy wymaga poświęcenia sporo czasu na planowanie takiego przedsięwzięcia oraz przygotowanie nowej siedziby do funkcjonowania wszystkich działów przedsiębiorstwa. A zatem jakie są zadania Office Managera w trakcie relokacji? Czym powinien się zająć przed przeprowadzką biura? W tym poradniku znajdziesz kilka praktycznych informacji, które ułatwią zmianę lokalizacji firmowego biura.

Od czego zacząć przeniesienie firmy do nowej siedziby?

W praktyce przeprowadzka do nowego biura wiąże się zazwyczaj z organizacją ogromnej ilości procesów i natłokiem obowiązków, zwłaszcza dla Office Managera lub kierownika biura. To na tych osobach spoczywa największa odpowiedzialność. Office Manager musi dopiąć wszystko na ostatni guzik, aby proces relokacji przebiegł sprawnie i nie rzutował na opóźnienia w pracy przedsiębiorstwa.

Zamierzasz przenieść firmowe biuro do nowego miejsca? Zobacz też nasz poradnik: Jak zorganizować sprzątanie biura przed przeniesieniem do nowej lokalizacji?

A zatem od czego zacząć przygotowania do firmowej przeprowadzki? Zacznij od przygotowania kompletnego planu działania. Stwórz listę zadań do wykonania na terenie starego biura, a także w nowym obiekcie. Niektóre, bardziej czasochłonne zadania, takie jak sprzątanie przestrzeni warto oddelegować do profesjonalistów - zaoszczędzisz w ten sposób czas i pieniądze.

Pamiętaj, aby wszystkie plany uzgodnić ze swoim zespołem. To niezbędne, aby przeprowadzka biura przebiegała bezproblemowo. Po potwierdzeniu daty przeprowadzki powiadom osoby pracujące wewnątrz organizacji, ale też wszystkich kontrahentów i podmioty, z którymi firma współpracuje zewnętrznie.

Informacja o zbliżającej się przeprowadzce powinna wypłynąć zdecydowanie wcześniej. Dzięki temu nie ryzykujesz zaburzeniami w codziennej pracy poszczególnych zespołów oraz całego przedsiębiorstwa.

 O czym trzeba pamiętać przed przeprowadzką biura do nowej lokalizacji?

Planowanie przeprowadzki do nowego biura to proces wymagający uwzględnienia wielu kluczowych elementów. Aby proces relokacji przebiegł sprawnie, należy odpowiednio wcześnie rozpocząć przygotowania, angażując pracowników i specjalistów.

Każdy etap przeprowadzki biura powinien być dokładnie zaplanowany, aby uniknąć chaosu w pracy firmy. Dobrym pomysłem jest wyznaczenie managera odpowiedzialnego za koordynację działań związanych z relokacją. Dzięki temu organizacja pracy w trakcie relokacji pozostanie płynna, a komfort pracy pracowników w nowej siedzibie zostanie szybko przywrócony.

Aspekty techniczne, czyli audyt instalacji nowego biura

Przeprowadzając biuro do nowej przestrzeni, kluczowe jest przeprowadzenie audytu technicznego nowego biura. Należy sprawdzić instalacje elektryczne, internetowe oraz inne urządzenia, aby zapewnić ich pełną funkcjonalność w nowej siedzibie. Podobnie sytuacja wygląda z dopasowaniem powierzchni biura do liczby pracowników i ich potrzeb, co pozwoli zwiększyć produktywność firmy.
 

Kwestie pracownicze - praca zdalna na jakiś czas

Organizacja pracy firmy w trakcie relokacji wymaga elastyczności i zaangażowania pracowników. Dobrym pomysłem jest wdrożenie pracy zdalnej na czas przeniesienia firmy, aby zminimalizować zakłócenia w realizacji zadań. Ustalenie określonych zadań oraz poinformowanie zespołu o harmonogramie przeprowadzki to kluczowe kroki, które zapewnią płynny proces relokacji.
 

Bezpieczeństwo - bezpieczny transport dokumentacji

Transport poufnych dokumentów i sprzętu wymaga szczególnej ostrożności. W trakcie przeprowadzki biura warto skorzystać z usług specjalistów, którzy zadbają o bezpieczne pakowanie i przewóz cennych danych. W nowym biurze należy również odpowiednio wcześnie zaplanować system przechowywania dokumentów, aby zapewnić ich ochronę przed niepowołanym dostępem.
 

Aspekty formalne - weryfikacja nowej umowy najmu

Zmiana lokalizacji firmy wiąże się z koniecznością aktualizacji umów najmu oraz innych dokumentów formalnych. Planując przeprowadzkę, pamiętaj o zgłoszeniu nowego adresu w odpowiednich rejestrach oraz poinformowaniu klientów i partnerów biznesowych o zmianie siedziby.

Przeanalizowanie umów i dostosowanie ich do nowych warunków to zadanie, które może znacząco wpłynąć na przyszłość firmy i jej funkcjonowanie.

Przeprowadzka biura w praktyce - z jakimi ryzykiem musisz sobie poradzić?

Przeprowadzka do nowego biura to proces, który niesie ze sobą wiele wyzwań. Kluczowe jest odpowiednie planowanie i przygotowanie, aby zminimalizować ryzyko zakłóceń w pracy firmy i zachować płynność organizacyjną w trakcie relokacji.

Potencjalne ryzyka przeprowadzki biura:

• Przerwy w funkcjonowaniu firmy – niedostępność infrastruktury technicznej, brak internetu czy opóźnienia w dostawach sprzętu mogą wpłynąć na realizację zadań.
• Zagubienie lub uszkodzenie sprzętu i dokumentów – podczas transportu może dojść do strat materialnych, w tym poufnych dokumentów i kosztownego sprzętu.
• Nieodpowiednie dostosowanie nowej przestrzeni pracy – błędne oszacowanie liczby pracowników lub niedostosowanie przestrzeni do ich potrzeb obniży komfort pracy.
• Problemy formalne – opóźnienia w aktualizacji umów najmu lub zgłoszeniu zmiany adresu mogą prowadzić do nieprzyjemnych konsekwencji prawnych.
• Brak zaangażowania pracowników – słaba komunikacja dotycząca przeprowadzki biura może skutkować oporem ze strony zespołu, co wpłynie na produktywność.
• Nieprzewidziane koszty – dodatkowe wydatki związane z koniecznością wynajęcia specjalistów lub zakupem nowego sprzętu mogą obciążyć budżet firmy.

Odpowiednia organizacja skróci czas fizycznego przenoszenia i przewożenia wszystkich rzeczy. Logistyka jest kluczowa. Na przykład, jeśli potrzebujesz trzyosobowego zespołu do zakupów bądź przeniesienia magazynu, zorganizuj wcześniej osoby i przestrzeń czasową. W idealnym scenariuszu przygotowania do przeprowadzki należy zacząć nawet 3 miesiące wcześniej.

Jeśli nie chcesz zajmować się wszystkim w pojedynkę, pamiętaj, że niektóre procesy da się oddelegować w ramach outsourcingu sprzątania biura. Dowiedz się więcej na temat takiego wsparcia z naszego bloga: Zalety outsourcingu sprzątania biura – dlaczego warto zlecić sprzątanie profesjonalistom?

Co musisz zrobić, planując przeprowadzkę?

Przeprowadzka biura wymaga dokładnego planu i współpracy zespołu. Najpierw powiadom obecnego wynajmującego o wyprowadzce i ustal szczegóły rozwiązania umowy. Zadbaj o to, by zespół znał datę przeprowadzki i nowy adres biura.

Dodatkowo:

• Powiadom wynajmującego i zgłoś termin wyprowadzki.
• Zaktualizuj listę klientów, dostawców i pracowników.
• Przypisz obowiązki zespołowi na czas przeprowadzki.
• Zarezerwuj firmę przeprowadzkową z wyprzedzeniem.

Wybierz firmę przeprowadzkową i ustal warunki z działem IT. Pamiętaj, by najpierw przenieść sprzęt komputerowy i telefony. Zarezerwuj termin instalacji linii telefonicznych i sieci.

Dane firmy to jej fundament, dlatego muszą być bezpieczne. Przed przeprowadzką zrób kopie zapasowe i sprawdź możliwość ich przywrócenia. Po przeniesieniu sprzętu przeprowadź audyt i sprawdź poprawność konfiguracji.

Pamiętaj też o kilku ważnych czynnościach:

1. Stwórz kopie zapasowe danych w bezpiecznej lokalizacji.
2. Przygotuj plan awaryjny na wypadek uszkodzenia sprzętu.
3. Sprawdź, czy infrastruktura sieciowa działa poprawnie po przeprowadzce.

Każdy szczegół ma znaczenie, dlatego zapisz wszystkie kluczowe informacje. Uwzględnij liczbę pracowników, wielkość biura oraz terminy przeprowadzki. Doprecyzowanie tych danych ułatwi organizację całego procesu.

Ustal i zapisz KAŻDY szczegół podczas przeprowadzki biura

Potwierdź i zapisz kluczowe szczegóły, które mogą mieć wpływ na szybkość przeprowadzki. Musisz wyjść od kluczowych elementów:

• Liczba pracowników — ile osób będzie pracować w nowym biurze?
• Wielkość obecnego biura — czy stare biuro jest większe, czy mniejsze od nowego?
• Wielkość nowego biura — ile metrów kwadratowych jest do zagospodarowania?

Zmieniając powierzchnię biura na nową, dostosowaną do potrzeb przedsiębiorstwa postaraj się zadbać o zaangażowanie wszystkich pracowników. W porozumieniu z pracownikami szybciej przeniesiesz biuro do nowego właściciela obiektu. Zanim zaczniesz jakiekolwiek działania, zadaj sobie kilka pytań dotyczących wyprowadzki i przeprowadzki do nowego biura.

Pytania, które warto sobie zadać przed procesem pakowania i przeprowadzki do nowego biura.

Zaprojektuj nową przestrzeń w biurze - to ważne!

Postaraj się uzyskać plany lub układ piętra, aby zidentyfikować kluczowe elementy, takie jak gniazdka elektryczne i przestrzeń magazynowa, i rozpocząć projektowanie nowego układu biura. Dobrym pomysłem jest również przygotowanie ogólnego planu rozmieszczenia aktualnej przestrzeni, aby móc je porównać.

Ponadto zrób listę potencjalnych problemów z nową przestrzenią, takich jak mniejsza recepcja lub mniejsza pojemność magazynowa... Konieczne może być zatrudnienie stolarzy, malarzy, elektryków, instalatorów systemów lub innych specjalistów do okablowania, lub wprowadzania kosmetycznych zmian przed wprowadzeniem się.

Jeśli zaprojektujesz przestrzeń w nowym biurze idealnie pod potrzeby swojego przedsiębiorstwa, ułatwisz przeniesienie pracowników w nowe miejsce i zyskasz pewność, że poufne dokumenty zostaną przetransportowane do bezpiecznego miejsca.

Organizujesz przeprowadzkę? Poproś o pomoc!

Zbierz zespół planujący, który pomoże Ci delegować zadania i przejmie część odpowiedzialności. Firma Sprzątająca jako usługodawca może wesprzeć Office managera w większość powyższych procesów. Zaczynając od przygotowania wsparcia w pakowaniu, po generalne sprzątanie obiektu.

Przeniesienie firmy do nowej lokalizacji biurowej to wieloetapowy proces, który wymaga starannego planowania i kilku kroków przygotowawczych. Jak w przypadku każdego dużego projektu, najlepiej podzielić obciążenie pracą i przydzielić określone zadania różnym pracownikom.

Zapamiętaj! Wczesne rozpoczęcie procesu oraz utrzymywanie otwartej i częstej komunikacji to klucze do udanej i mniej stresującej przeprowadzki.