Doświadczony office manager powinien dokładnie wiedzieć, jak powinno przebiegać planowanie wydarzeń korporacyjnych. Wbrew pozorom to nie takie trudne. Wystarczy, że znasz kilka podstawowych zasad koordynacji spotkań biznesowych. Zacznij od planowania, ustalenia celów i przygotowania odpowiednio wysokiego budżetu. Na koniec nawiąż współpracę z firmą sprzątająca po eventach, a całe wydarzenie zorganizujesz od A do Z bez najmniejszej wpadki. Poznaj praktyczne wskazówki, dzięki którym Twój event management przebiegnie o wiele sprawniej.
Jak sprawnie przeprowadzić organizację eventów firmowych? 6 zasad event management
Dobrze zorganizowane spotkanie firmowe to takie, które najpewniej zakończy się pogłębieniem relacji biznesowych. Jeszcze na etapie planowania wydarzeń korporacyjnych, zwracaj uwagę na:
- cele spotkania;
- czas i miejsce wydarzenia;
- czas trwania spotkania.
Kiedy dokładnie przeanalizujesz powyższe elementy spotkania biznesowego, będziesz w stanie wykonać kolejny krok. A zatem jak możesz zorganizować firmowe wydarzenia, aby wszystko przebiegało w należytym porządku? Wystarczy, że zastosujesz się do 6 zasad event managementu.
Sprawdź także, na czym polega sprzątanie po dużych eventach firmowych. Na naszym blogu znajdziesz wiele praktycznych informacji w tym zakresie.
Zacznij planować z wyprzedzeniem
Dobry plan działania to podstawa. Bez tego nie będziesz w stanie zorganizować eventu firmowego, który pozwoli osiągnąć zamierzone cele. Im lepiej zaplanowane wydarzenie, tym efektywniejsze spotkanie. Wyznacz cele, np. handlowe, tematy do poruszenia na spotkaniu. Najlepiej przygotuj kompletną agendę i roześlij do uczestników, np. konferencji.
Ustal budżet i zacznij zarządzać kosztami przedsięwzięcia
Oczywiście budżet nie jest najważniejszy, ale bardzo ważny. Dobrze określone wydatki pozwolą Ci uniknąć ewentualnych wpadek. To jedna z zasad skutecznego event managementu.
Na organizację eventów firmowych możesz spokojnie przeznaczyć kwotę od kilku do kilkudziesięciu tysięcy złotych. Całkowite wydatki są uzależnione od skali wydarzenia, lokalizacji, czasu trwania oraz liczby zaproszonych gości. Staraj się zaplanować budżet tak, aby nie nadwyrężył firmowych wydatków i jednocześnie pozwolił na przygotowanie wydarzenia biznesowego, które ułatwi rozwój przedsiębiorstwa.
Odpowiednio zaaranżuj przestrzeń
Miejsce organizacji eventu firmowego jest bardzo ważne. Przestrzeń powinna być na tyle duża, aby każdy z uczestników spotkania miał pełną swobodę poruszania się. Zadbaj o to, a efekty zaplanowanego wydarzenia korporacyjnego będą naprawdę zadowalające.
Zadbaj też o to, aby miejsca siedzące były w odpowiedniej odległości, np. od rzutnika. To ważne, aby każdy mógł bez problemu dostrzec to, co jest wyświetlane na rzutniku podczas prezentacji biznesowej.
Zamów catering i wsparcie techniczne
Na etapie planowania wydarzeń korporacyjnych nie możesz pominąć kwestii wyżywienia. Poczęstunek dla uczestników spotkania to podstawa, szczególnie jeśli konferencja trwa wiele godzin od rana do wieczora. Podpisz umowę z firmą cateringową, która dostarczy na miejsce i rozłoży przygotowane posiłki: przekąski, napoje, a także ciepłe posiłki obiadowe.
Przyda się też koordynacja firmy informatycznej, która zajmie się przygotowaniem sprzętu komputerowego, rzutnika i projektora. To najważniejsze elementy, które są must-have na każdym spotkaniu biznesowy.
W razie jakichkolwiek problemów zawsze będziesz mieć wsparcie ekspertów – zredukujesz ryzyko, że ze względu na kłopoty techniczne konferencja mogłaby zostać odwołana.
Jeśli zdarza Ci się korzystać z usług zewnętrznych firm, koniecznie przejrzyj nasz poradnik: Zalety outsourcingu sprzątania biura – dlaczego warto zlecić sprzątanie profesjonalistom?
Zadbaj o koordynację dostawców i podwykonawców
Pełna koordynacja spotkań biznesowych to zajęcie, które wymaga od office managera sporego doświadczenia, wiedzy i dobrej organizacji pracy własnej. W przypadku eventów korporacyjnych musisz zadbać o harmonijną współpracę dostawców i podwykonawców w dniu wydarzenia.
Nawiąż współpracę z rzetelną agencją reklamową, która dostarczy gadżety na miejsce w dniu organizacji eventu. Nie zapomnij też o podwykonawcach zajmujących się filmowaniem wydarzenia, wykonywaniem fotorelacji. To ważne elementy, które mogą korzystnie wpłynąć na odbiór eventu, np. przez zaproszonych kontrahentów biznesowych.
Podpisz umowę z firmą sprzątającą
Na koniec nie zapomnij o nawiązaniu współpracy z rzetelną firmą sprzątającą. Po całodniowych wydarzeniach firmowych często pozostaje spory bałagan, a jego uprzątnięcie na własną rękę to awykonalne zadanie.
Kiedy skorzystasz ze wsparcia profesjonalistów, zyskasz: spokój, bezpieczeństwo i gwarancję, że sala konferencyjna kolejnego dnia będzie wyglądać jak nowa.
Zobacz także: Jak wycenić usługę sprzątania: Przewodnik dla klientów. W przypadku usług sprzątania po eventach musisz liczyć się z rozliczeniem godzinowym lub za m2 powierzchni sali konferencyjnej.
