W większych firmach do obsługi kontraktów z zewnętrznymi usługodawcami delegowani są Office Managerowie. Jednak lista zadań, które mają oni na co dzień do wypełnienia jest na tyle długa, że czasem nie do końca poprawnie koordynują oni pracę podległych zespołów. Tak bywa np. przy współpracy z ekipami sprzątającymi zatrudnionymi na zasadzie outsourcingu. Wynika to być może z nieznajomości branży oraz niedokładnie sprecyzowanych oczekiwań względem takiej współpracy. Poznaj najczęściej popełniane błędy i zobacz, jak zoptymalizować procesy, za które odpowiadasz.
Nieprecyzyjne przedstawienie oczekiwań
Już na samym początku warto dokładnie zakomunikować, jakie masz oczekiwania względem współpracy z firmą sprzątającą. W tym wypadku występujesz jako przedstawiciel swojego przedsiębiorstwa, który dobrze zna rytm pracy biura, charakter prac, jakie są w nim wykonywane oraz postawy pracowników. Warto, aby na tym etapie zaznaczyć:
- które miejsca w firmie są najważniejsze i powinny być sprzątane często i wyjątkowo dokładnie,
- jakiego standardu usług oczekujesz – czy zależy Ci na tradycyjnym sprzątaniu czy wolisz odbierać usługi sprzątania ekologicznego,
- jakim budżetem na sprzątanie dysponuje firma,
- czy występują jakieś nietypowe czynniki środowiskowe, które wymagają szczególnej uwagi ze strony personelu sprzątającego.
Oczywiście tutaj dużą rolę odgrywa też przedstawiciel firmy porządkowej, który zadając konkretne pytania, uzyskuje informacje potrzebne do skonstruowania indywidualnej oferty.
Brak dokładnych ustaleń dotyczących zakresu obowiązków
Firmy sprzątające proponują zazwyczaj kilka pakietów usług porządkowych, udostępniając jednocześnie możliwość indywidualnego skonstruowania oferty pod kątem swoich potrzeb. Office Manager, który nie rozpozna dokładnie potrzeb danego przedsiębiorstwa może wybrać usługi nieadekwatne do tych, jakich faktycznie oczekuje.
Oczywiście spora część usług porządkowych jest na tyle uniwersalna, że firmy świadczą je wszędzie. Bez względu na to, czy sprzątają w biurze, hotelu czy restauracji, podłogi czy okna muszą lśnić czystością. Jednak każde z tych miejsc ma też swoje specyficzne potrzeby, jak choćby obiekty medyczne, gdzie niezwykle starannie dobiera się środki czystości, a baczną uwagę zwraca się na segregację odpadów.
Brak otwartej komunikacji z firmą sprzątającą
Wstępne ustalenia są bardzo ważne dla udanej współpracy z firmą sprzątającą, jednak później może się okazać, że w praktyce niektóre procesy jeszcze wymagają zmiany czy ulepszenia. Wtedy warto zakomunikować to otwarcie i dać personelowi szansę na poprawienie jakości usług. Office Manager może zebrać swoje uwagi i przedstawić je po zakończeniu okresu próbnego. Na tej bazie na pewno uda się zbudować trwałą współpracę, która będzie satysfakcjonująca dla każdej ze stron.
Jeśli chodzi o prowadzenie komunikacji, poproś o dane kontaktowe do osoby, która odpowiada za ekipę sprzątającą. Zazwyczaj jest to doświadczony koordynator. Zwracanie uwagi każdemu pracownikami z osobna przyniesie słabe rezultaty – niekoniecznie będzie on pamiętał o przekazaniu ich pozostałych współpracownikom. Być może to, o co prosi Office Manager nie leży w zakresie jego kompetencji i nie zostało uregulowane umową? Zawsze informacje/feedback/uwagi, ale też pochwały powinny trafiać do koordynatora.
Brak komunikacji wewnątrz własnej firmy
Problem z komunikacją dotyczy niekiedy także wewnętrznych struktur firmy. Wiele z nich powierza Office Managerowi wiele obowiązków, czyniąc go osobą mocno decyzją, niemal samodzielną w podejmowaniu decyzji czy dysponowaniu budżetem. Ale nawet wtedy robisz błąd, jeśli o zatrudnieniu firmy sprzątającej nie poinformujesz innych osób w przedsiębiorstwie.
Kto powinien wiedzieć o zatrudnieniu zewnętrznej firmy porządkowej?
- zarząd, prezes, osoby decyzyjne w firmie,
- pracownicy,
- ochrona, recepcja.
Warto osobiście lub w wiadomości mailowej poinformować o rozpoczęciu współpracy z firmą porządkową, aby nikogo nie zdziwiły obce osoby poruszające się po korytarzach czy gabinetach. Wreszcie warto zakomunikować pracownikom nowe zasady dotyczące utrzymania porządku, głównie segregowania śmieci.
Problemy z brakiem lub nadmierną kontrolą
Wpuszczenie do siedziby firmy specjalistów z zewnątrz może wiązać się z pewnymi obawami. Zazwyczaj trwają one krótko, jak tylko przekonasz się, że zatrudniłeś profesjonalistów. W innym wypadku możesz mieć problem z zaufaniem – nic dziwnego, bo w biurze przechowujesz wrażliwe dane, dokumenty, raporty finansowe, całe know how przedsiębiorstwa.
Jeżeli pracujesz w miejscu, które powinno być szczególnie dobrze chronione przed dostępem osób trzecich, zadbaj o wydanie przepustek tylko pracownikom, którzy znajdą się na liście upoważnionych. Mogą oni pracować w wyznaczonych dla nich strefach. Dobrym pomysłem jest także przeprowadzenie szkolenia, którego celem będzie zapoznanie ekipy sprzątającej z obowiązującymi w biurze zasadami i regułami bezpieczeństwa.
